Мы с детства постоянно ведем переговоры: дома, в школе, с друзьями, на работе, совершая покупки или договариваясь о поездке. Именно поэтому нам кажется, что провести переговоры с поставщиком – дело простое и мало зависит от наших способностей слушать и убеждать. Главное, чтобы цены были низкими, продукт качественным, а сервис — на  высочайшем уровне. Такие условия идеальны и именно поэтому маловероятны. Мы живем в реальном мире, и он совершенен в своем разнообразии. Зубры – снабженцы говорят: «Нет смысла покупать «ролс-ройс» для работы, предназначенной для «форда». Необходимое качество по разумной цене – желание любого покупателя. В своей практике я постоянно встречаюсь с ситуацией, когда продавцы мечтают продавать «форд» по цене, близкой к стоимости «ролс-ройса», а закупщики не всегда готовы к отражению таких атак.

В чем заключается договорная работа с поставщиками

Содержание

Чтобы начать сотрудничать с компанией-производителем, необходимо заключить с ней договор купли-продажи или договор поставки.

Купля-продажа – это универсальная юридическая форма, которая регулирует отношения обмена и позволяет осуществлять разные его виды. И договор купли-продажи, и договор поставки регулируют отношения в сфере обращения товаров, которые являются куплей-продажей в экономическом значении.

Соглашение, заключаемое между двумя организациями, может содержать и другие разделы, которые данная схема не предусматривает, так как условия контракта предварительно оговариваются обеими сторонами, чтобы определить права и обязанности каждой из них.

Договор купли-продажи должен содержать определенные пункты, оговаривающие условия поставки товара, сроки оплаты счетов и правила приемки продукции.

  1. Условия поставки и оплаты. Содержат информацию о стоимости, прописывают порядок расчета (это может быть частичная или полная предоплата, оплата после получения) и форму оплаты (наличный или безналичный расчет), а также порядок зачисления средств на счет поставщика.
  2. Условия поставки и порядок приемки товара. Определяют порядок приемки закупаемой продукции, составления необходимых документов. В этом пункте описывается вопрос права собственности на товар.
  3. Ответственность сторон. Здесь определяются правила оформления претензий в случае поставки товара, не соответствующего требованиям нормативно-технической документации, или в случае поставки товара в количестве, отличающемся от указанного в договоре.

В бизнесе наиболее часто используется такой вид обязательств, как договор поставки. Это оптимальный вариант, позволяющий регулировать взаимоотношения между двумя компаниями, одна из которых – Поставщик (Продавец), а другая – Покупатель. Поставочные отношения следует выстраивать, заключая долгосрочные договоры, а не разовые сделки на продажу небольших партий.

Этапы построения ассортиментной матрицы

При заключении договора предприятия должны согласовать друг с другом условия его, которые и определят содержание документа. К ним относятся:

  • предмет договора: поставщик отгружает со склада товары и доставляет заказчику. Их количество, ассортимент и цены отражают в сопроводительных документах (накладных или товарных чеках), условия оплаты прописываются в договоре;
  • обязанности сторон: заказчик должен оплатить полученную продукцию в течение определенного срока с момента поступления товара на склад (эта дата указана в накладной). Основание для получения продукции представителем заказчика – разовая доверенность. Она подтверждает право на получение товара после того, как будет принята и подписана накладная поставщика. Когда товар уже передан, ответственным за него является покупатель;
  • особые условия и порядок оплаты: если заказ уже получен покупателем, но еще не оплачен по каким-либо причинам, то товар считается собственностью фирмы-поставщика, а ответственность за его сохранность до проведения оплаты лежит на покупателе.

Договоры купли-продажи и договоры поставки заключают как предприятия (юридические лица), так и индивидуальные предприниматели. Они являются необходимыми при ведении дел фирмы и позволяют охватить весь товарооборот. Договор поставки – это один из видов договора купли-продажи, он несет такой же экономический смысл (получение продукции одним субъектом от другого за определенную плату). Данные два вида договора имеют одинаковое экономическое содержание и юридические признаки, они обеспечивают переход права собственности (или другого вещного права) на товар.[4]

Оформление договоров осуществляется следующим образом:

  • заполняется бланк договора, при этом необходимо соблюдать все разделы и реквизиты;
  • договор регистрируется в книге учета, обязательно указываются условия (номер, срок действия, условия поставки и оплаты);
  • данные каждого договора заносятся в компьютерную базу данных (полные наименования предприятий, заключивших договор, его номер и срок действия).

Виды переговоров с поставщиком

В процессе закупочной деятельности мы ведем большое количество переговоров:

  • выясняем возможности потенциального поставщика,
  • проводим предварительные переговоры о заключении сделки,
  • заключаем соглашения и подписываем контракты,
  • договариваемся о процессе поставок,
  • выясняем ход выполнения заказа,
  • предъявляем претензии,
  • изменяем условия контракта и др..

Этапы переговоров

Подготовка к переговорам

Определение целей переговоров и условий сделки.

В первую очередь необходимо определить цель данных переговоров. Переговоры – это торги, поэтому необходимо обозначить диапазон целей – минимальный и максимальный результаты. Цель должна быть записана, сформулирована очень конкретно, иметь количественные и качественные показатели измерений, реалистична с точки зрения внутренних ресурсов вашей компании и возможностей поставщика, согласована с целями других процессов.

Необходимо проработать варианты: объемы, стоимость единицы и всей партии, условия оплаты, количество поставок, доставка, норма упаковки, гарантийные обязательства и сервис, срок действия договора и другие, важные для вас параметры. Компоновка всех составляющих приведет к общей стоимости этой закупки. Нужно четко обозначить для себя условия со стороны поставщика, при которых вы не пойдете на сделку. Кроме того, в переговорах всегда есть промежуточные цели – можно получить информацию о рынке поставщиков, о своих конкурентах, о возможном развитии событий в будущем, об альтернативных продуктах и т.д.

Например:

 

Максимальная цель: заключить контракт на 6 поставок в год на основании отсрочки платежа 30 дней, средний объем поставки 4 позиции на сумму N у.е., скидки более 5%, дополнительно: гарантийное обслуживание в течение года, консультация технолога, справочные материалы, рекламная поддержка, обучение вашего персонала работе с данным сырьем.

 

Минимальная цель: заключить пробную сделку на X у.е. на 2 позиции на условиях оплаты по факту с договоренностью о последующих поставках, если эта поставка проходит по оговоренным условиям, скидка 1,5 %.

 

Дополнительная цель: получение информации о поставщике и об инвестициях в разработки нового продукта – планы, технологии, личные и корпоративные нюансы.

Типичные ошибки при постановке цели – их расплывчатость и неоднозначность формулировок. Чего стоит одна фраза: «Мы договорились о долгосрочном сотрудничестве»! Договоренности бывают разными: устными и закрепленными письменно. Слово «долгосрочное» может трактоваться как 3 месяца, год, пятилетка. Сотрудничество может означать намерение, может иметь двустороннюю или одностороннюю выгоду, быть с обязательствами и без, с определенными условиями расторжения и проч. Когда начинаешь у обеих сторон прояснять, что именно они понимают под данной договоренностью, диву даешься разнообразию трактовок.

АВС-анализ

Информация о поставщике

Составьте также перечень информации, которую вам необходимо получить в ходе переговоров, продумайте вопросы, с помощью которых вы получите эту информацию. Каждый продавец сейчас ведет «карточку клиента». Для этого существуют специальные программы (CRM). То есть, вся информация о контактах с вами фиксируется, сохраняется и используется в будущем. Это информация о договорах, запросах, рекламациях, днях рождения и даже о том, как зовут вашего попугая. При этом я знаю на данный момент не больше десяти закупщиков, которые ведут аналогичные «карточки поставщика». Не кажется ли вам, что продавцы лучше подготовлены к переговорам?

Если вы уже раньше работали с этим поставщиком, то поднимите историю контактов, статистику поставок,  описание минусов в работе обеих сторон, обещания и ожидания сторон, данные ранее, отчеты о предыдущих переговорах и др. Если минусы в работе поставщика были серьезными, то определите более четко ваши ожидания и найдите способ убеждения поставщика в необходимости изменений.

Полноценный учет сроков годности на складе

Немаловажным ресурсом является знание механизма принятия решений в компании поставщика. Кто принимает решение, кто влияет на принятие решения, сколько времени и по какой схеме решение принимается, каков уровень полномочий контактного лица, в каких рамках это лицо принимает решение.

Обоснование требований и аргументы

Закупщик тоже продает. Продает деньги и …будущие деньги. Научитесь продавать поставщику те качества вашей компании, которые отличают вашу фирму от других и позволят поставщику не только сейчас, но и в будущем получать прибыль от работы с вами.

На этапе подготовки продумайте все возможные аргументы, которые будут обосновывать ваши требования.  Каким ожиданиям вашего партнера эти аргументы соответствуют?  Не забывайте про то, что весомость аргументов зависит от точки зрения. Попробуйте встать на позицию вашего партнера и посмотреть на аргумент его глазами. Если вам необходимо добиться новых условий, то стоит подготовить графики и диаграммы, которые показывают динамику роста объемов закупок, темпы потребления, планы и прогнозы увеличения объемов в будущем. Визуализация данных подчеркнет значимость вашего аргумента. Продумайте также критерии, по которым вы будете оценивать предложение поставщика.

Хорошо известно, что хороший экспромт экспромтом не придумывается, а готовится заранее. Если формулировать на ходу, то можно получить такой аргумент: «Мы очень надежная организация, нам можно доверять.  И поэтому когда мы задерживаем оплату, то поставщик может быть спокоен, что когда-нибудь он непременно получит свои деньги». Эта фраза записана на конкретных переговорах. Прислушайтесь к тому, что вы говорите.

Заказ необходимых товаров. Пополнение запасов на складе

Вступление в контакт и обмен информацией

Вступление в контакт состоит из определенных действий:

  1. Приветствие. Пауза, позволяющая пожелать здравия в ответ.
  2. Представление своего имени. Пауза для ответного сообщения.
  3. Рукопожатие. Уверенное. Руки параллельно.
  4. Обмен визитками. Визитку положить перед собой на стол. При отсутствии визитки собеседника записать его имя.
  5. Представление своей компании и должности.
  6. Согласование цели визита.
  7. Определение продолжительности встречи.
  8. Согласование формата – кто, как и в какой последовательности ведет эти переговоры.
  9. Введение личностных аспектов в общение, комплимент внутренним и профессиональным качествам партнера, подчеркивание полезности и социальной значимости партнера, его экспертной позиции и т.д.

В переговорах особенное значение имеет завоевание инициативы в общении: динамичное начало и организация переговоров, оперативный переход к деловому и личностному общению, отсутствие промежуточных зон между организационными и содержательными моментами в начале взаимодействия, формирование чувства «мы», положительное внимание к партнеру, контроль реакции собеседника, «транслирование» собственной расположенности к партнеру.

Пример построения ассортиментной матрицы на основе классификатора

На этапе выявления потребностей 80 % времени говорит продавец (ведь это его работа) и только 20% — вы. При этом вы произносите только вопросы на прояснение и парафразы. На этапе обмена информацией вы не делаете никаких предложений и ничего не принимаете, не оспариваете. При этом на возникшие вопросы поставщика вы отвечаете, а после этого сразу же задаете свой вопрос. В вашем ответе должна быть только информация и никаких обещаний. Например, «Да, в определенных ситуациях наша компания работает с оплатой по факту. Какие привлекательные для ваших клиентов условия вы готовы предложить в обмен на такое условие?».

Достижение договоренности и заключение сделки

Ваши действия на этапе достижения договоренности:

  1. Сформулировать уточненное, реальное предложение поставщика. Ждать подтверждения от партнера.
  2. Сделать свое предложение. Пауза. Ждать реакции.
  3. Определить реакцию партнера на предложение.
  4. Проверить свою интерпретацию реакции. «Мне показалось, что вы сомневаетесь. Это так?».
  5. При наличии сомнений или возражения, выяснить, с чем связано возражение/сомнение.
  6. Предложить аргументы, связанные с потребностями и мотивами партнера, отработать аргументацию до согласия
  7. Согласовать скорректированное предложение по пунктам

На этом этапе нужно научиться держать паузу, соглашаться и держать свои эмоции под контролем.  Например, в ответ на реплику поставщика «У вас очень высокие запросы. Наши клиенты покупают у нас такие объемы на условиях предоплаты и со скидками не более 5%», скажите: «Действительно, наш запрос точно сформулирован и четко связан с большими планами последующих закупок именно у вас. На какие объемы продаж вы рассчитываете при годовом контракте?».

Права и обязанности менеджеров по закупкам

После согласования всех нюансов, важно провести мост в будущее, признать ценность такого партнера, сообщить о вашей готовности в любой момент ответить на возникшие вопросы. И вместо дежурной фразы «приятно было пообщаться с вами» сказать, что вам действительно! приятно! работать с таким человеком и специалистом. Случаются у переговорщиков энергетические спады после заключения сделки, что называется, начинают за здравие, а кончают за упокой. Начинайте за здравие и завершайте на высокой ноте благорасположения. Поделитесь частичкой своей энергии с вашим партнером! И, как на Руси делали купцы, закрепите вашу сделку крепким рукопожатием. Энергичное завершение контакта – очень важная часть переговоров.[1]

Анализ переговоров

  1. Внесите в свой рабочий график все договоренности
  2. Передайте всем сопутствующим службам необходимую информацию, подтвердите их готовность все выполнить в намеченные сроки, ведь именно Вы заключали соглашение и Вам нести за него ответственность перед поставщиком. Особенно хочу отметить важность внесения в график проплат в бухгалтерии выставленных счетов по поставкам. Просроченная задолженность несет в себе риски ухудшения условий будущих контрактов.
  3. Занесите информацию о контакте и договоренностях в вашу базу данных, не забудьте зафиксировать информацию о личностных особенностях продавца – пригодится для будущих переговоров.
  4. Запишите свои удачные аргументы, зафиксируйте новые для вас возражения, подумайте над другими вариантами ответов на вопросы поставщика.
  5. Похвалите себя за удачные действия. Неэффективные действия  проанализируйте, определите для себя, как будете действовать в будущем.

План переговоров с поставщиком

Разрабатывая основную стратегию переговоров, всегда ищите альтернативных поставщиков и альтернативные возможности. Это затрагивает ключевой момент подготовки к переговорам: оценку интересов и позиций сторон. Начиная готовиться к переговорам, руководители и специалисты по закупкам должны выявить круг вопросов, наиболее значимых для каждого участника. Например, покупателя могут в первую очередь интересовать цена, качество и надежность поставок, а продавца — цена, срок доставки и требования к упаковке. Важно взвесить все аспекты, чтобы определить, где возможен компромисс, а где — нет. Основываясь на результатах анализа и своих предположениях, покупатель может понять, на какие уступки продавец пойдет с легкостью, а каких придется добиваться с большими усилиями.

Чтобы спланировать свои действия на тот случай, если переговоры зайдут в тупик, перед началом переговоров оцените наилучшие альтернативы обсуждаемому соглашению, имеющиеся у каждой из сторон. Полезно выяснить, какие возможности доступны каждому из участников переговоров и какие из этих возможностей стороны готовы будут использовать. Определить это позволяет анализ наилучших альтернатив обсуждаемому соглашению, имеющихся у сторон. Однако для этого необходимо сначала получить как можно более полную информацию о поставщике и о его текущем положении на рынке. Если специалист по закупкам не располагает сведениями о портфеле заказов поставщика, определить наилучшие альтернативы обсуждаемому соглашению, имеющиеся у поставщика, практически невозможно. Чтобы укрепить свою переговорную позицию, нужно иметь в запасе много альтернатив соглашению, причем альтернатив по-настоящему хороших.

Разрабатывая основную стратегию переговоров, всегда ищите альтернативных поставщиков и альтернативные возможности. Лишь те покупатели, которые уделяют достаточно внимания поиску альтернативных поставщиков и выявлению альтернативных возможностей, могут рассчитывать на заключение соглашений, отвечающих их интересам. Если поставщик заподозрит, что у покупателя отсутствуют реальные альтернативы, он будет до последнего настаивать на выполнении всех своих требований. Как показывает практика, поставщики стремятся поддерживать тесные отношения со специалистами покупателя, которые работают в производственных подразделениях и подразделениях по разработке продуктов. Благодаря этому поставщик, как правило, хорошо осведомлен о том, существуют ли у покупателя реальные альтернативы или же поставщик занимает монопольное положение.

Четко определив содержание будущих переговоров и изучив пространство решений, специалисты по закупкам могут переходить к последнему важнейшему этапу подготовительного процесса. На этом этапе необходимо выяснить, как и с кем придется вести переговоры. Соответствующие исследования показали, что люди с разными типами личности по-разному ведут переговоры. В связи с этим следует учитывать личностные особенности партнеров по переговорам (степень экстравертности, информационные предпочтения, источники раздражения): необходимо заранее проанализировать личностные особенности партнера по переговорам и выяснить, какой стиль переговоров он предпочитает. Одних людей можно убедить только с помощью логичных доводов, другие восприимчивы к эмоциональным призывам, в частности к таким аргументам, как продолжительность и эффективность ведения бизнеса, а также личные отношения между партнерами. Одни сразу же давят на тормоза, едва почувствуют нажим со стороны другого участника переговоров, но бывает и так, что добиться серьезных уступок без давления просто невозможно. Таким образом, важно определить, к какому типу принадлежит ваш потенциальный поставщик. Чем больше вы знаете о личностных особенностях партнера, тем выше ваши шансы на успех.

Алгоритм планирования заказов и прихода товара

Грамотно используйте коммуникативные приемы, например открытые и закрытые вопросы, активное слушание. В ходе переговоров следует грамотно использовать языковые средства и коммуникативные приемы. Это особенно важно при проведении переговоров о закупках. Таким образом, специалист по закупкам должен тщательно отрабатывать приемы коммуникации, такие как активное слушание, способы постановки вопросов и методы убеждения. Кроме того, необходимо тщательно планировать применение этих приемов в контексте конкретных переговоров. Как, используя приемы слушания, показать партнеру, что я готов внимательно выслушать его позицию? О чем я должен спросить партнера, чтобы выяснить, каковы его цели в этих переговорах? Какие доводы партнер найдет убедительными и какие из них окажутся сильнее его собственных аргументов?[2]

Просим поставщика снизить цену

Попросите о скидке

Иногда, чтобы снизить цену, нужно просто попросить об этом. Если продавцу несложно дать скидку, он с готовностью пойдет навстречу.

Вы не догадываетесь, сколько у продавцов возможностей повлиять на цену.

Планирование закупок в 1С: УТ 11

Пару месяцев назад я покупал программу для очистки жесткого диска. Платить за нее 40 долларов мне не хотелось, скачивать в торрентах тоже. Я написал в службу поддержки: «Ребята, хочу приобрести, но 40 долларов дорого для меня. Как купить дешевле?» Они ответили через пару часов: «Привет! Мы рады дать вам скидку 30%. Вот ссылка». Я потратил 2 минуты и сэкономил 600 рублей.

Не бойтесь спрашивать о скидках везде: в супермаркете, на рынке, в техцентре, в кассе кинотеатра, в «Макдональдсе», в службе поддержки. Чтобы не бояться, представьте, что попросить о скидке — это игра. Если проиграете, всего лишь купите по обычной цене.

Не относитесь к торговле слишком серьезно. Хотите, чтобы вам дали скидку? Просто попросите об этом.

Открытые вопросы

Попросить о скидке лучше вопросом. Но не простым, а открытым. Когда вы задаете открытые вопросы, вы подталкиваете продавца к тому, чтобы он сам нашел повод снизить цену. Сравните:

Плохо Хорошо
У вас есть скидки? Какие у вас есть скидки?
А можно подешевле? Как можно купить дешевле?

Дайте право на «нет»

Многие люди обижаются, когда спрашиваешь о скидке. Но это не потому, что они странные, а потому, что мы неправильно спрашиваем.

Продавец — это такой же человек, как вы. Он может бояться, нервничать, растеряться, встать в защитную позицию. Когда вынуждаешь человека обороняться, он вряд ли захочет помогать.

Чтобы извлекать из торговли пользу, нужно думать о продавце. Помогите ему расслабиться. Самый простой способ — дать право на отказ: «Я понимаю, что вам невыгодно давать мне скидку. Если вы можете пожалеть о своем решении, просто не давайте ее, я всё пойму. Но меня очень выручит, если вы снизите цену».

Вы как бы помогаете человеку отказать вам. Парадокс в том, что чем ему проще отказать, тем проще и согласиться. Когда вы даете выбор, вы как бы говорите человеку: «Ты в безопасности, ты сам принимаешь решение». А если обороняться не нужно, то почему бы не помочь?

Помогите продавцу отказать, тогда ему будет проще согласиться

Еще лучше, когда право на отказ складывается с вашим желанием решить проблему человека. Например, вы покупаете рояль на «Авито». Вероятно, что человек уже давно не знает, что с ним делать. Помогите ему увидеть решение: «Если вам невыгодно давать мне скидку, не давайте. Я не хочу, чтобы вы пожалели. Но я просто не могу купить за эту цену, мне невыгодно. Но если вы согласитесь, я заберу рояль прямо завтра».

Отстаивайте свои интересы, но не заставляйте человека нервничать. Чтобы позаботиться о нем, помогите ему отказать вам. Он перестанет защищаться, войдет в ваше положение и придумает, как помочь.

Заучите мантру: «Никто никому ничего не должен». Вы не должны покупать. Вам не должны давать скидку. Но если договоритесь, будет хорошо.

Поставка точно в срок (JIT)

Несколько общих секретов для обеих сторон

Перед началом переговоров о цене обеим сторонам необходимо собрать максимум сведений о ситуации на рынке, о ценовых предложениях конкурентов, о новинках в выбранном сегменте. Отточить свое мастерство можно до выхода на внешние переговоры в ходе проведения внутренних продаж.

Уступки в цене и скидки лучше всего предлагать в обмен на что-то более значимое: покупатель просит снизить цену за оплату по факту, либо за гарантию долговременной выборки товара, больших объемов.

Заинтересованное слушание своего оппонента поможет понять глубинные мотивы его покупки, которые можно использовать в переговорах. К примеру, покупатель, понимая, что продавцу срочно нужно продать большую партию товара, более жестко снижает цену на продукт. Если же продавец по поведению покупателя и его аргументам делает вывод, что ему важен выбранный товар, он может повышать цену до предельного размера.

Прежде чем привести свои аргументы в пользу повышения/понижения цены, нужно выдержать паузу и медленно повторить, перечислить преимущества своего товара или факты, по которым необходимо снизить/повысить цену.

В ходе любых переговоров о цене существует огромный пласт скрытой работы, которая ведется до начала процесса. Это сбор информации о противоположной стороне, будь то продавец или покупатель. С ответов на главные вопросы и начинается строительство переговорных тактик.

  1. Какие сильные и слабые стороны у противника?
  2. Кто принимает заключительное решение о цене?
  3. Какова истинная цель переговоров?

Далее вырабатывается стратегия ведения торга, предусматривающая проработку ответов на вопросы другого толка:

  1. Как противостоять давлению со стороны визави?
  2. Как найти преимущество в переговорах?
  3. Как контролировать этапы торга?
  4. Как справиться с ненужными эмоциями: своими и противника?

По этой схеме можно подготовиться к переговорам любой сложности, достаточно лишь разобраться в себе и противнике, поэтапно творчески подойдя к решению главного вопроса – подороже продать или подешевле купить на особо «шоколадных» условиях.

Следите за отношениями

С незнакомцем торговаться проще. Если я больше никогда его не увижу, почему бы не попытаться? Рисков почти нет.

Но когда торгуешься со знакомым, сохранить отношения важнее. Из-за этого мы часто соглашаемся с любой названной ценой, лишь бы не ставить под угрозу отношения. Но это неправильно: мы никак не защищаем свои интересы, даже если они страдают.

Определение потребности в закупаемой продукции

Для многих разговор о цене — неприятный. Нужно напрягаться и нервничать. Люди интерпретируют просьбу о скидке как давление и начинают защищаться.

Когда ставки высоки, ситуация может сложиться не в вашу пользу. Например, вы хотите снять квартиру и договариваетесь с владельцем о цене аренды:

— Я хочу снять у вас квартиру, но я не могу платить 30 000 рублей…

— Слушайте, ну так не пойдет. В объявлении было же написано «30 000 без коммуналки». Зачем вы тратите мое время?

Даже если вы пока плохо знакомы, арендодатель — это уже долгосрочные отношения. Нельзя просто так ими рисковать.

В примере с хозяином квартиры может быть всё наоборот. Представьте, что вы попросили скидку и он согласился с ходу, чуть ли не случайно. Из-за этого отношения пострадают: он затаит злобу и отыграется в чём-то другом. Нельзя, чтобы человек согласился, а потом сам об этом пожалел.

Чтобы не давить, но отстоять свои интересы, травите леску:

— Иван, я понимаю, как это выглядит. Я не хочу на вас давить. Но квартира за 30 000 — это слишком дорого для меня. Мне бы хотелось платить 28 000 плюс коммуналку. Но если ваши интересы пострадают, я поищу другие варианты.

Вы вроде бы сказали то же самое, но мягче: проявили заботу и показали, что контроль над ситуацией в руках собеседника.

Нельзя, чтобы человек согласился, а потом об этом пожалел

Если вы продемонстрируете, что вам важно сохранить отношения, просьба о скидке вряд ли приведет к открытому конфликту. Скорее наоборот: человек увидит, что с вами можно иметь дело. Есть шанс, что он даст скидку именно потому, что вы «свой».

Всегда ставьте себя на место того, с кем торгуетесь. Продавец — это не соперник, а просто человек, у которого есть товар. Не делайте так, чтобы ему было неуютно или стыдно. Торговля — это не соревнование в силе, это соревнование в заботе.[3]

Манипуляции с обеих сторон в переговорах о закупках

Манипуляция в контексте проведения переговоров рассматривается как скрытое воздействие на партнера с целью изменить его восприятие реальности и добиться от него выгодного (для манипулятора) решения (поведения). Различают следующие виды манипуляций: преднамеренный обман партнера по переговорам (предоставление фальшивых фактов, непонятные полномочия, сомнительные намерения), психологическое воздействие (создание стрессовых ситуаций, личные нападки и угрозы, прием «плохой парень — хороший парень»), тактика позиционного давления (отказ от переговоров, экстремальные требования, увеличивающиеся требования, рассчитанная задержка, прием «неуступчивый партнер»).

Стоит отметить, что при участии в переговорах даже при отсутствии манипуляций со стороны оппонента у участника переговоров есть риск попасть в ловушку самообмана. Самообман — психологический феномен, заключающийся в том, что личность считает истинной для себя некую ложь. Для того чтобы не попасть в данную ловушку, на переговоры необходимо приходить «чистым листом» без каких-либо ожиданий, только лишь подготовленным.

Если же в процессе переговоров один из парт­неров использует приемы манипуляции, необходимо понимать, как можно с этим бороться. В процессе переговоров давление может оказываться как в открытой, так и в скрытой форме. Умение противостоять чужому влиянию — неотъемлемая черта успешного переговорщика. В любой ситуации всегда необходимо держать в фокусе свою ЦЕЛЬ и следовать своим ИНТЕРЕСАМ. Можно также показать манипулятору, что его ловушка раскрыта.

Оценка и анализ работы поставщиков

Работа с заказчиками и поставщиками должна постоянно контролироваться. Анализировать взаимоотношения с контрагентами рекомендуется каждые 3 месяца (по основным категориям закупаемой продукции). Критерии, по которым происходит оценка работы поставщиков, как правило, те же, что применяются при поиске предприятия-партнера. Оцениваются они в баллах.

Ассортимент

Оценивают, может ли компания обеспечить поставку всех необходимых наименований товаров, насколько широк предоставляемый ею ассортимент продукции, работает ли она с различными товарными группами или только с одной, уникальна ли продукция этой фирмы.

  1. предприятие поставляет несколько наименований товара (не более 10 %); данная продукция является замещающей основной ассортимент или сопутствующей.
  2. компании интересен ассортимент, но поставщик снабжает своей продукцией еще и ее конкурента.
  3. ассортимент поставляемого товара большой (более 30 %).
  4. работа с поставщиком осуществляется по 50 % ассортимента, но его продукция не является уникальной и может быть легко заменена на товары других производителей.
  5. фирма является поставщиком абсолютно всех товаров хотя бы одной товарной группы, либо ее продукция является уникальной, и найти замену очень трудно.

Цена

Оцениваются ценовая политика поставщика, возможность поставок товара по наиболее выгодной цене, замораживание цен на длительное время; в стоимость продукции входят транспортные расходы, риск колебания курсов валют и т. д.

  1. стоимость товара выше, чем та, по которой закупают его конкуренты.
  2. цена на продукцию не фиксированная и изменяется на каждую партию, что ведет к необходимости постоянно договариваться с поставщиком и осуществлять контроль его ценовой политики.
  3. цены на поставляемый товар такие же, как и у конкурента; можно легко составить прогноз их изменения, так как зависят они только от колебания курса валют.
  4. есть возможность получить цены ниже, чем у конкурентов, если заключать контракты на закупки товаров или пользоваться депозитными программами.
  5. цена на продукцию эксклюзивна, ниже, чем у конкурентов, фиксированная на длительное время.

Алгоритм управления запасами на основе длительности логистических циклов

Условия оплаты

Основное преимущество здесь – готовность поставщика предоставить длительную отсрочку платежа, которая не повлияет на цену товара.

  1. необходимость внесения предоплаты.
  2. требование оплаты товара при получении или предоставление отсрочки на период, меньший предоставляемого другими предприятиями в данной отрасли.
  3. есть возможность отсрочить расчет на период, сопоставимый с предоставляемым большинством поставщиков в данной отрасли.
  4. проводить оплату можно после поставки, период отсрочки при этом больше среднерыночного в отрасли (например, в категории канцтоваров средней считается отсрочка 30 дней, хорошим показателем будет являться 45 календарных дней).
  5. реализация.

Надежность

Гарантированное поддержание необходимого количества запасов на складах, хорошая логистика, способность предприятия поставить товар сверх указанного в договоре количества с наименьшими затратами на доставку.

  1. поставки товара осуществляются не в срок (задержка до 3 рабочих дней), при этом фирма не уведомляет об этом заранее; количество наименований и объем заказа в счете-фактуре не соответствуют расходной накладной; на складах поставщика часто не оказывается нужного товара (перебои в поставках более 2 месяцев), в случае неоплаты заказа поставки прекращаются на следующий же день.
  2. уровень выполнения заказов составляет менее 60 %.
  3. отсутствует четкий график поставок, заказы доставляются не собственным транспортом, выполняются на уровне менее 70 %.
  4. транспортная логистика отлажена, товарные запасы поддерживаются на высоком уровне (более 80 %); внеплановые заказы не принимаются, устанавливается невысокая минимальная сумма заказа.
  5. складские запасы поставщика достаточны для того, чтобы обеспечить выполнение 90 % заказов, логистика отлажена – доставка осуществляется каждую неделю в оговоренный день; поставщик принимает внеплановые заказы, доставляя продукцию транспортом компании-перевозчика на следующий день.

Оценка и мотивация менеджера по закупкам

Качество

  1. в случае поставки бракованного товара производитель не осуществляет его замену.
  2. брак выявляется в продукции каждого заказа.
  3. количество брака невысоко (не более 1 %), поставщик заменяет его в течение месяца.
  4. количество брака – менее 0,5 % за определенный период времени (не меньше полугода), предприятие оперативно заменяет бракованную продукцию и возмещает денежные средства по рекламациям (в течение 14 календарных дней).
  5. рекламации по браку отсутствуют.

Маркетинговая поддержка

Оценивается, участвует ли компания в каталоге, программах лояльности, проводятся ли совместные акции, «чемпионаты» по продажам; обеспечивает ли поставщик необходимым количеством каталогов, POS-материалов, обучает ли сотрудников).

  1. количества каталогов, предоставляемых поставщиком, недостаточно.
  2. маркетинговая программа не отлажена, проведение акций по продвижению продукции не согласовывается с партнерами, эффективность их низкая.
  3. компания принимает участие в издании каталога, выставляет товары в интернет-магазине.
  4. производитель продвигает свой ассортимент, проводя различные акции.
  5. поставщик выделяет средства, чтобы продвигать свою продукцию в ассортименте компании-заказчика, активно сотрудничает со службой маркетинга партнера, обучает его торговый персонал; рекламные материалы предоставляются в необходимом количестве.

Если маркетинговая поддержка не осуществляется вовсе, то работа с поставщиками по закупкам товаров по данному критерию оценивается на 0 баллов.

Имидж поставщика

Здесь необходимо проанализировать, какое место на рынке занимает поставщик, а также то, узнаваемы ли товары его торговых марок).

  1. продукция No-name; это означает, что предприятие вышло на рынок не так давно (работает не более года и репутацию еще не заработало); либо это оптовая компания, которая не является производителем, импортером или региональным эксклюзивным дистрибьютором.
  2. компания поставляет продукцию, известную в данной категории товаров, и является региональным эксклюзивным дистрибьютором.
  3. поставщик является отечественным производителем.
  4. отечественный производитель, который осуществляет поставки своей продукции в масштабах всей страны и за ее пределы, являясь лидером в отрасли; торговые марки данной фирмы узнаваемые, она имеет также собственные private labels.
  5. компания является абсолютным лидером в своей товарной категории, ее бренд узнаваем на международном рынке.

Сервис

Данный критерий предполагает оценку оперативности обработки заказов, реагирования на запросы заказчиками, профессиональной компетентности сотрудников, полноты предоставляемой информации, сроков замены бракованной продукции, соответствия поставок по количеству и качеству условиям договора).

  1. доставка продукции не осуществляется в оговоренные сроки, резервирование товара не предусмотрено.
  2. резервирование продукции проблематично, точные данные о наличии тех или иных товаров на складах в любое время получить не удается (эта информация доступна только в определенное время).
  3. при поставках товаров предоставляются не все необходимые документы, гигиенические заключения на часть продукции отсутствуют, а на замену документов уходит много времени.
  4. компания предупреждает о возможных перебоях в поставках, отдает предпочтение при распределении «дефицитной» продукции.
  5. поставщик предоставляет дополнительные услуги (наносит логотип на товары, предоставляет аналитические данные по закупкам).

Планирование закупок от поставщика

Удаленность поставщика

Данный критерий важен, если продукция со складов вывозится непосредственно транспортом заказчика, а также когда доставка оплачивается покупателем отдельно; в таком случае при оценке стоимости необходимо к цене продукции прибавлять расходы на доставку, приходящиеся на единицу товара; удаленность поставщика влияет и на надежность поставок. Более выгодна работа с локальными поставщиками). Когда оценивается работа с поставщиками услуг и товаров, необходимо учитывать, что различные критерии имеют разный удельный вес. Балльную оценку каждого критерия необходимо умножать на поправочный коэффициент, который устанавливается на основании важности данного фактора:

  • ассортимент, цена — 2;
  • условия оплаты, надежность — 1,5;
  • качество, сервис — 1,25;
  • маркетинг, имидж поставщика — 1.

По результатам оценки поставщику присваивают статус:

  • ключевой поставщик – это предприятие, производящее или импортирующее продукцию торговых марок, на которые имеет эксклюзивные права; такой поставщик работает с заказчиком на специальных условиях (в идеале эксклюзивных); поставки надежные;
  • удобный поставщик – предоставляет товар по таким же ценам, что и непосредственным конкурентам; поставки надежные;
  • резервный поставщик – предприятие, производящее продукцию в таком же ассортименте, что и ключевой поставщик, имеющее собственную торговую марку; заказы оформляются при невозможности закупить товар у основного поставщика; важный критерий оценки здесь – оперативность доставки заказа, а цена не имеет первостепенного значения.[4]

Бухгалтерский учет в работе с поставщиками

Поставщики и подрядчики – это предприятия, которые:

  • поставляют сырье, материалы, другие виды товарно-материальных ценностей;
  • оказывают предприятиям-заказчикам различные виды услуг (электро-, газо-, водоснабжение, водоотведение и т. д.);
  • выполняют различные работы (это могут быть сервисное обслуживание, проведение ремонтных работ и др.).

Дебиторская и кредиторская задолженность – это составная часть расчетов организации за закупаемый товар, она может возникать по всем их видам.

Оплата товара поставщику или подрядчику производится после того, как со склада отгружается продукция, или после окончания работ, предоставления услуг, а также непосредственно во время их осуществления.

В какой форме рассчитываться за полученный товар или оказанную услугу, организация выбирает сама. Если контроль за своевременным проведением расчетов организовать правильно, то договорная и расчетная дисциплина будет укрепляться, поставки будут осуществляться в срок и в количестве, указанном в договоре, сократится дебиторская и кредиторская задолженность, ускорится оборот денежных средств. Все это будет способствовать формированию ответственности у сторон за соблюдение платежной дисциплины, при этом финансовое состояние организаций будет улучшаться.

В настоящее время дебиторская задолженность есть практически у всех организаций, она образуется в силу следующих объективных причин:

  • организация, имеющая долг, может использовать дополнительные оборотные средства (бесплатные);
  • предприятие, предоставляющее кредиты, может расширить рынок сбыта производимой продукции, осуществляемых работ, предоставляемых услуг, заключая договоры с фирмами, которые не могут рассчитаться сразу.

Дебиторская задолженность образуется в том случае, если переход права собственности от одной организации к другой и оплата полученных товаров (работ, услуг) осуществляются в разное время.

Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками необходим для того, чтобы обобщать, систематизировать и хранить информацию о расчетах с поставщиками и подрядчиками. В базе данных должна содержаться информация о:

  • полученных товарно-материальных ценностях, принятых выполненных работах и потребленных услугах (в их число входит электро-, паро-, газо-, водоснабжение и т.д.), а также о доставке или переработке материальных ценностей, расчетные документы на которые акцептованы и подлежат оплате через банк;
  • товарно-материальных ценностях, выполненных работах и оказанных услугах, на которые нет расчетных документов (это неотфактурованные поставки);
  • излишках товарно-материальных ценностей, обнаруженных при их приемке;
  • полученных услугах по перевозкам, в том числе расчетах по недоборам и переборам тарифа (фрахта), а также за все виды услуг связи и др.

Автоматизированный способ ведения бухгалтерии наиболее удобен при ведении бухгалтерского учета. Пользуясь им, бухгалтер по работе с поставщиками экономит свое время, а также финансовые средства, которые могли бы понадобиться на наем нескольких дополнительных сотрудников.

Если в компании используются автоматизированные программы для контроля расчетов с поставщиками, то бухгалтер в любое время может посмотреть, какова текущая задолженность предприятия перед тем или иным поставщиком. Это основное преимущество автоматизированных систем.

В настоящее время все автоматизированные программы, применяемые для ведения бухучета, имеют следующие функции:

  • учет финансов;
  • оформление всех кассовых операций и расчетов с поставщиками;
  • оформление расчетов с банковскими организациями по кредитам и займам.

Данные программы могут не только осуществлять ввод нужных данных, но и проводить их обработку, выводить на экран итоговые результаты, анализировать введенную информацию.[4]

Автоматизировать рутинные процессы в закупках,

сделать работу закупщика легче

поможет решение «Помощник закупок» для 1С:Управление торговлей 10,3 и 11.

Перейти к описанию >

Источники:

  1. Переговоры с поставщиком. Лицом к лицу. — http://urazova.com/stati/peregovory-s-postavshchikom/
  2. delovoymir.biz — Как грамотно вести переговоры в сфере закупок.
  3. journal.tinkoff.ru — Как сбить цену на что угодно
  4. www.kom-dir.ru — Работа с поставщиками: как наладить эффективное сотрудничество

О статье
Переговоры закупщика с поставщиком: достижение оптимальных условий сотрудничества
Название
Переговоры закупщика с поставщиком: достижение оптимальных условий сотрудничества
Описание
Автор
Компания
Первая система. Центр автоматизации торговли
© Первая система, 2021