Управление закупочной деятельностью

Цели и задачи

Следствием этого являются проблемы, порождаемые дублированием функций, избыточными согласованиями, размыванием зон ответственности подразделений предприятия. Все это допускает возможность произвольной интерпретации персоналом реальных ситуаций, возникающих в закупочной деятельности, и злоупотреблений.

Как показывает опыт, возможными проблемами закупочной логистики в организациях являются следующие:

• непрозрачные процедуры выбора поставщика и, как следствие, высокие закупочные цены и низкое качество закупаемых товаров;
• субъективность принятия решения из-за влияния человеческого фактора на выбор поставщиков;
• отсутствие конкурентной среды из-за неменяющегося состава поставщиков, несмотря на появление новых перспективных компаний. При этом значительную часть поставщиков могут составлять небольшие фирмы-посредники.

Использование непрозрачных процедур выбора поставщика приводит не только к завышению закупочных цен, но и к снижению качества и надежности работы всей цепи поставок.

 

Для преодоления указанных проблем в закупочной логистике торговым компаниям рекомендуется разрабатывать Положение о закупках товаров.

Разработка и внедрение Положения позволяют устранить субъективность выбора поставщиков, обеспечить механизм контроля процесса закупки, персонализировать и четко определить границы ответственности закупщиков, облегчить контроль закупочной деятельности. Положение устанавливает регламент выполнения бизнес-процесса «Закупка». Регламентация закупок применяется в целях обеспечения эффективного расходования денежных средств организации, а также получения экономически обоснованных рыночных цен
на продукцию и предотвращения возможных злоупотреблений со стороны менеджеров по закупкам.

Какие есть уровни деления товарного классификатора?

Регламентация закупочной деятельности осуществляется путем применения обязательных процедур, которые должны выполняться менеджерами. Данные процедуры включают:

• планирование потребности в товарах;
• проведение анализа рынка;
• обеспечение разумного уровня конкуренции среди потенциальных поставщиков там, где это возможно, а где невозможно — повышенный внутренний контроль;
• честный и разумный выбор предпочтительных поставщиков при комплексном анализе выгод и издержек (прежде всего соотношения цены и качества продукции);
• контроль исполнения поставщиками договоров на поставку товаров.

Положение должно основываться на системном подходе к закупочной логистике, который предусматривает:

• организацию структуры управления закупками и их контроль;
• привлечение подготовленных кадров для проведения закупок;
• создание инфраструктуры закупок (информационное обеспечение, средства электронной коммерции, сертификация и пр.);
• четкое описание полномочий и ответственности сотрудников, участвующих в проведении процедур закупок.

В Положении отражаются основные составляющие политики организации в области закупочной логистики:

• приоритеты компании в выборе поставщиков и продукции (например, надежность поставщика, бесперебойность поставок, качество, цена продукции и т. п.);
• требования по обеспечению необходимого уровня конкуренции при проведении закупок;
• особенности проведения закупочных процедур в отношении отдельных видов закупаемой продукции;
• рекомендации по распределению полномочий в области закупок;
• требования к опыту работы, профессиональным знаниям и навыкам менеджеров по закупкам;
• ключевые показатели эффективности работы руководителей, ответственных за организацию и проведение закупок, и менеджеров по закупкам.

В целях обеспечения прозрачности закупочной деятельности в Положении целесообразно осветить вопросы создания раздела «Закупки» на интернет-сайте компании. В разделе должны быть отражены:

• новости системы закупок предприятия;
• единый классификатор закупаемой продукции (если он используется);
• информация о текущих (за исключением конфиденциальных) закупках;
• внутренние нормативные акты компании по закупкам.

База данных поставщиков

Одной из проблем процесса выбора поставщика является отсутствие конкурентной среды, что влечет за собой снижение качества поставляемых товаров и увеличение закупочных цен. Как показывает практика, обычно менеджеры по закупкам работают с узким кругом поставщиков. Решить данную проблему можно за счет разработки единой информационной Базы данных потенциальных поставщиков (БД). БД должна содержать информацию о поставщиках, с которыми у предприятия уже когда-либо были заключены договоры, а также информацию о потенциальных контрагентах. Данные о поставщике, как минимум, должны включать: наименование, контактные и регистрационные данные, тип поставщика (производитель, дилер, дистрибутор и т. п.), перечень групп товаров, на которых специализируется поставщик.

Функция добавления новых поставщиков в БД должна осуществляться через единую точку ввода (одним работником либо только отделом закупок). При добавлении новых поставщиков в БД должен проводиться их анализ. Рекомендуется использовать классификацию поставщиков (партнер, одобренный поставщик, сотрудничество на определенных условиях, отклонен и т. п.).

Планирование закупок в 1С:УТ11

Ведение БД поставщиков и их классификация позволяют:

• расширить конкурентную среду по закупке товаров за счет увеличения перечня потенциальных поставщиков;
• создать базу для анализа конкурентной среды на продукцию, закупаемую предприятием;
• сократить время на поиск новых поставщиков и устранить субъективность составления перечня поставщиков;
• отсечь при выборе поставщика неблагонадежных контрагентов.

Права и обязанности менеджеров по закупкам

Менеджеры по закупкам обязаны:

• выполнять действия, предписанные Положением о закупках товаров;
• докладывать руководству о любых обстоятельствах, которые могут привести к негативным результатам работы с поставщиком;
• ставить в известность руководство о любых обстоятельствах, которые не позволяют данному сотруднику проводить закупку в соответствии с нормами Положения.

Менеджерам по закупкам запрещается:

• вести работу с поставщиками иначе, чем это предусмотрено действующим законодательством и Положением;
• получать какие-либо личные выгоды от проведения закупки, кроме предусмотренных мотивационной программой предприятия;
• предоставлять кому бы то ни было (кроме лиц, имеющих официальное право на получение информации) сведения о ходе закупок;
• иметь с поставщиками связи, иные, нежели возникающие в процессе обычной хозяйственной деятельности;
• проводить не предусмотренные переговоры с поставщиками без ведома руководства.

Менеджеры по закупкам вправе:

• исходя из опыта проведения закупок, рекомендовать руководству внесение изменений в документы, регламентирующие закупочную деятельность;
• повышать свою квалификацию в области закупочной деятельности самостоятельно либо на специализированных курсах.

На менеджеров по закупкам возлагается персональная ответственность за исполнение действий, связанных с проведением закупок.

Условия выбора способов закупок

Выбор поставщика происходит с применением следующих методов:

• закупки через проведение конкурса;
• закупки на электронной торговой площадке;
• запрос предложений и цен (котировок);
• конкурентные переговоры;
• закупки из единственного источника;
• закупки путем участия в процедурах, организованных потенциальными поставщиками.

Как показывает практика, основная часть товаров закупается через непрозрачные процедуры: запросы предложений и цен или закупки у единственного поставщика. Это происходит из-за того, что конкретную процедуру закупки обычно выбирают менеджеры отдела закупок.

Данная проблема решается внедрением в практику работы отдела закупок Положения о поставщиках, включающего классификацию закупаемых товаров, распределение товарных групп по процедурам выбора поставщика; установление процедур выбора поставщика.

Классификацию товаров для закупок целесообразно осуществлять по трем критериям: стоимость, характеристика рынка и характер спроса.

По критерию «стоимость» товары делятся на основе АВС-анализа на три группы. К группе А относятся товары, составляющие до 70% стоимости в общем объеме годовой закупки, к группе В — товары, составляющие до 20% стоимости, а в группу С попадают товары, составляющие до 10% стоимости.

Показатели эффективности товарных запасов

По критерию «характеристика рынка» товары делятся на две группы — «рынок поставщика» и «рынок потребителя». «Рынок поставщика» соответствует ситуации, когда количество покупателей превышает количество поставщиков, а «рынок потребителя» характеризует обратную ситуацию, когда количество поставщиков превышает количество покупателей.

По критерию «характер спроса» товары делятся также на две группы — «регулярный спрос» и «нерегулярный спрос». В группу «регулярный спрос» попадают товары, регулярно требующиеся предприятию; в группу «нерегулярный спрос» — товары, приобретение которых осуществляется на разовой основе.

Построение ассортиментной матрицы

Распределение групп по процедурам выбора поставщика осуществляется следующим способом.

Товары, попавшие в группу «рынок поставщика», приобретаются по процедуре «закупка у единственного поставщика». Товары, попавшие в группу «рынок потребителя», закупаются через конкурентные процедуры выбора поставщика (конкурсы, запросы цен и предложений, на электронных торговых площадках).

Закупки у единственного поставщика могут осуществляться в любом из следующих случаев:

• имеется срочная потребность в продукции, в связи с чем проведение иных процедур нецелесообразно;
• продукция может быть получена только от одного поставщика и отсутствует ее равноценная замена;
• замена поставщика повлечет значительные проблемы, так как он обладает специфическим опытом и технологиями для успешной поставки требуемых ресурсов.

Закупки также могут производиться путем участия в аукционах, конкурсах или иных процедурах, организуемых продавцами продукции (в том числе на виртуальных электронных торговых площадках в сети интернет). Положительное решение об участии в таких процедурах принимается, если они обеспечивают честную и справедливую конкуренцию участников.

Порядок планирования и подготовки к проведению закупок

Закупки осуществляются на основании утвержденной руководителем организации годовой программы закупок, которая формируется в соответствии с бизнес-планом.

Программа закупок представляет собой план мероприятий по проведению закупочных процедур в течение года. Она является главным плановым документом в сфере закупочной логистики и основанием для осуществления закупок независимо от способа их проведения.

При подготовке программы закупок следует учесть долгосрочные договоры, уже заключенные для исполнения в планируемом периоде, а также наличие складских запасов.

Анализ рынка закупаемой продукции должен проводиться как при формировании программы закупок, так и в виде мониторинга (отслеживания) товаров и цен в период ее выполнения. При проведении анализа рынка необходимо использовать статистические данные, прежде всего доступные на интернет-ресурсах.

Основными показателями некачественного планирования закупок являются: большой объем корректировок планов; значительная разница между предполагаемой в программе закупок средней стоимостью продукции и стоимостью, полученной в результате проведения закупок; неисполнение сроков поступления ресурсов, установленных программой закупок.

Организатор закупки товаров в ходе ее подготовки заранее определяет:

• требования к закупаемой продукции, в том числе при необходимости предельную цену товаров;
• требования к поставщикам и порядку подтверждения ими соответствия установленным требованиям;
• требования к условиям договора, заключаемого по результатам процедуры выбора поставщика, или проект договора;
• требования к составу и оформлению заявок или прайс-листов, предоставляемых потенциальными поставщиками;
• порядок оценки потенциальных поставщиков по степени их предпочтительности для закупающей организации.

Правила оценки поставщиков не должны накладывать на конкурентную борьбу претендентов излишние ограничения.

Простой и надежный способ расчета страхового запаса

В целях повышения эффективности закупочной деятельности ежегодно руководство организации дела рассматривает итоги закупочной деятельности. При этом обращается внимание на такие характеристики, как:

• выполнение договорных условий поставщиками (количество, качество, график поставок);
• качество как закупленной продукции, так и работы поставщиков с целью учета этих оценок при планировании закупок на следующий год и возможной смены приоритетов в отношении требований к продукции (поставщикам) при проведении новых закупок;
• превышение в процессе исполнения договора цены и мотивация подобных решений;
• обоснованность и мотивация закупок у единственного поставщика;
• структура закупок по способам их осуществления и категориям поставщиков.

Порядок проведения конкурсов

В закупочной логистике предприятия обычно используется проведение наиболее простых закупочных конкурсов — открытых одноэтапных. Конкурс должен проводиться в такой последовательности:

• определение основных условий, требований и процедур конкурса и издание соответствующего распорядительного документа;
• разработка извещения о проведении конкурса и конкурсной документации, их утверждение;
• публикация извещения о проведении конкурса (по возможности, дополнительное оповещение наиболее вероятных участников);
• проведение предварительного квалификационного отбора (при необходимости);
• предоставление и разъяснение (при необходимости) конкурсной документации участникам по их запросам;
• получение конвертов с конкурсными заявками и их публичное вскрытие;
• сопоставление и оценка конкурсных заявок;
• выбор победителя и оформление протокола о результатах конкурса;
• проведение предварительных переговоров между заказчиком и победителем конкурса (при необходимости);
• подписание договора с победителем;
• оформление отчета о проведении конкурса.

Запрос предложений и цен у потенциальных поставщиков проводится в следующем порядке:

• определение основных условий и требований запроса;
• разработка закупочной документации, ее утверждение;
• одновременная рассылка запроса всем участникам;
• предоставление закупочной документации участникам по их запросам, ее разъяснение или дополнение (при необходимости);
• получение предложений;
• изучение предложений и проведение переговоров;
• сопоставление и оценка предложений;
• выбор наилучшего предложения и подписание договора с этим участником;
• оформление отчета о проведении закупки (при необходимости).

Конкурсная документация является приложением к извещению о проведении конкурса, дополняет, уточняет и разъясняет его. Документация должна содержать информацию, необходимую и достаточную для того, чтобы участники могли подготовить и подать заявки таким образом, чтобы организатор конкурса мог оценить их по существу и выбрать наилучшее предложение.

Категория или бренд?

Конкурсная документация должна содержать следующие сведения:

• общие сведения о конкурсе и его целях;
• требования к участникам конкурса;
• требования к закупаемой продукции и порядку подтверждения соответствия этим требованиям;
• условия и порядок проведения конкурса (права и обязанности организатора и участников конкурса, критерии и порядок оценки конкурсных заявок и выбора победителя);
• инструкцию по оформлению конкурсных заявок;
• формы документов, подаваемые в составе конкурсной заявки;
• проект договора, заключаемого в результате конкурса, или его существенные условия.

Конкурсные заявки принимаются до срока, оговоренного в конкурсной документации. Если заявка представлена с опозданием, она не рассматривается и отсылается подавшему ее участнику. Участнику представившему конкурсную заявку, выдается расписка с указанием времени и места ее приема.

Сопоставление и оценку конкурсных заявок осуществляет конкурсная комиссия, которая вправе привлекать к данному процессу экспертов. При этом комиссия должна обеспечить конфиденциальность процесса оценки и соблюдение коммерческой тайны участников конкурса.

Комиссия оценивает и сопоставляет поступившие конкурсные заявки с целью их ранжирования по степени предпочтительности для заказчика. Оценка осуществляется в строгом соответствии с критериями и процедурами, указанными в конкурсной документации. Критерии могут касаться:

• надежности потенциального поставщика;
• экономической, технической, организационной, финансовой, юридической привлекательности предложения, представленного участником, с точки зрения удовлетворения потребностей заказчика;
• цены предложения, рассматриваемой либо непосредственно, либо с учетом суммарных издержек заказчика (например, цена плюс расходы на транспортировку, хранение товаров и т. д.).

Если иное не было указано в извещении о проведении конкурса, организатор обязан выбрать победителя конкурса в срок не более 30 календарных дней с даты вскрытия конвертов с конкурсными заявками.

Закупки как бизнес-процесс

Победителем конкурса признается участник, представивший заявку, которая решением конкурсной комиссии заняла первое место в итоговом рейтинге заявок по степени предпочтительности. Организатор конкурса вправе отклонить все конкурсные заявки, если ни одна из них не удовлетворяет установленным требованиям.

В протоколе о результатах конкурса должны быть зафиксированы цена и иные существенные условия договора, его стороны, срок, в течение которого договор должен быть заключен, а также обязательные действия, необходимые для его заключения (например, обеспечение исполнения обязательств по договору).

Заключение договора

До заключения договора с поставщиком отделу закупок необходимо обеспечить:

подготовку проекта договора и окончательное согласование условий на предварительных переговорах, а затем и подписание договора;

контроль за выполнением всех условий для вступления договора в силу;

информирование других участников конкурса о его результатах.

При проведении ценового конкурса на электронных торговых площадках допускается предоставление одним поставщиком нескольких последовательных предложений в рамках одного конкурса, а также оглашение заявок немедленно по их поступлении. При этом объявление цены предложения производится сразу же после того, как участник признан комиссией прошедшим отборочную стадию. Цены, предлагаемые участниками ценового конкурса, должны быть доступны всем участникам электронных торгов в онлайновом режиме (в режиме реального времени).

Построение ассортиментной матрицы

Особенности процедур конкурентных переговоров

Закупающая сторона проводит конкурентные переговоры с заранее определенным числом участников, достаточным для обеспечения эффективной конкуренции, но не менее двух. При участии в конкурентных переговорах менее двух поставщиков переговоры признаются несостоявшимися, о чем составляется протокол.

Между публикацией документа, уведомляющего о начале конкурентных переговоров, и сроком окончания подачи заявок на участие в них должно быть предусмотрено не менее 15 дней. Любые касающиеся переговоров требования, руководящие указания, документы, разъяснения или другая информация, которые сообщаются какому-либо участнику, равным образом сообщаются всем другим участникам переговоров.

Переговоры между заказчиком и участниками носят конфиденцильный характер, и содержание этих переговоров не раскрывается другому лицу без согласия сторон.

После завершения переговоров заказчик может либо выбрать победителя сразу, либо уточняет требования к закупаемой продукции и просит всех продолжающих участвовать в процедурах представить к определенной дате окончательное предложение (оферту). С участниками, подавшими наилучшие предложения, заказчик может провести переговоры или сразу выбрать победителя.

Заказчик после проведения конкурентных переговоров может не выбирать победителя (либо не заключать договор с уже выбранным), а объявить конкурс, пригласив на него участников переговоров.

 

Закупки на электронных торговых площадках

Процедурой, требующей обязательной регламентации, являются закупки на электронных торговых площадках (ЭТП). ЭТП — это приложение с веб-интерфейсом, предназначенное для непосредственной организации онлайн-деятельности специалистов отделов закупок и отделов продаж различных предприятий. Основное отличие ЭТП от электронного каталога или электронной доски объявлений состоит в том, что цена на предлагаемую продукцию не фиксирована, а устанавливается во время торгов.

В зависимости от типа ЭТП электронные закупки могут осуществляться как в виде аукционов или конкурсов, так и в виде запроса предложений или цен.

Все ЭТП можно разделить на два вида:

• площадки, где помимо получения информации можно провести онлайн-торги, обеспеченные электронной цифровой подписью;
• площадки, предоставляющие заказчикам и поставщикам информацию друг о друге (по сути это большие базы данных по различным направлениям, оказывающие услуги сторонам на этапе подготовки договора).

Результатом торгов на площадках первого типа является заключение посредством электронной цифровой подписи юридически значимой сделки, результат на площадках второго типа — список предложений потенциальных поставщиков. Главная сложность внедрения закупок на ЭТП — отсутствие формализованных процессов, поэтому предприятию важно разработать свое внутреннее Положение по осуществлению закупок на ЭТП. В Положении необходимо определить:

• перечень процедур выбора поставщика, которые разрешены для проведения на ЭТП;
• порядок и сроки проведения процедур выбора поставщика, разрешенных на ЭТП;
• порядок определения победителя по результатам процедуры закупки на ЭТП, а также порядок заключения договора;
• перечень ситуаций, при которых результаты процедуры выбора поставщика на ЭТП признаются не состоявшимися;
• действия менеджеров по закупке на ЭТП в нестандартных ситуациях, например, если предложение представлено только одним поставщиком либо не подано ни одного предложения;
• победитель отказался от подписания договора; после объявления победителя стали известны факты его несоответствия предъявляемым требованиям;
• ответственность и полномочия работников, участвующих в процедурах закупки на ЭТП.

Основные преимущества использования ЭТП для закупки продукции:

• обеспечивается расширение конкурентной среды;
• уменьшается вероятность сговора менеджера по закупкам и поставщика;
• сокращаются личные контакты между участниками оценки и выбора поставщика;
• сокращаются накладные расходы, трудовые и временные затраты на выбор поставщика;
• обеспечивается свободный доступ поставщиков к информации о закупках, в результате чего практически полностью устраняются географические и бюрократические барьеры при организации закупочной логистики предприятия.

Однако для реализации указанных выше преимуществ ЭТП должны отвечать определенным требованиям: предусматривать широкие возможности по обмену документами, созданию документов в автоматическом или полуавтоматическом режиме, хранению документов, поиску информации в документах, использованию электронной цифровой подписи для важнейших документов. Кроме того, желательно, чтобы ЭТП использовали в своей работе Единый классификатор продукции.

Точка заказа в 1с

ЭТП должны иметь развитые возможности для поиска информации по ее виду, заказчику, региону, кодам Единого классификатора продукции (если используется), ключевым словам и пр.

Должны быть предусмотрены возможности сортировки результатов поиска по дате, виду информации, степени релевантности запросу. Желательно, чтобы ЭТП имели развитую систему авторизации пользователей и разграничения прав доступа, которая бы предусматривала возможность регистрации и работы нескольких пользователей от имени одного заказчика или поставщика с наделением их разными правами доступа (просмотр, создание, редактирование, удаление) к разной информации.

ЭТП должны работать на основе договора с закупающими предприятиями, организаторами закупок и поставщиками. В договорах следует предусматривать ответственность сторон за принятые решения и направляемые друг другу сведения и документы. Желательно, чтобы ЭТП предусматривали возможность использования электронной системы оплаты в рамках заключенных договоров. Подсистема электронных платежей (при ее наличии) должна работать с использованием защищенных протоколов связи и аппаратных ключей для авторизации пользователей.