Автор: Корнеева Е.И.

Содержание

Эта статья была публикована в журнале «Финансовый менеджмент» №2 год за 2011

Несмотря на то, что торговые компании отличаются друг от друга размерами, структурой,продукцией которой они торгуют, всем им приходится иметь дело в процессе деятельности с оптимизацией управления системой закупок товара для дальнейшей реализации.Чем крупнее фирма,тем серьезнее стоят перед ней проблемы проектирования оптимального, то есть самого лучшего, эффективного потока материальных ценностей. Безусловно, что с одной стороны,широта ассортимента, наличие прогрессивных форм обслуживания, оптимальная ценовая политика фирмы существенно влияет на объем продаж торговой компании, а следовательно на финансовое состояние фирмы. Но с другой стороны,временное омертвление финансовых ресурсов в процессе торгово-хозяйственной деятельности осуществляется в товарных запасах и дебиторской задолженности, тем самым увеличивая риск уменьшения доходности торговых операций, в случае, если товар не будет реализован или реализован за больший, чем планировалось,период времени.Ответом на вопрос, что, по какой цене и в каких количествах следует закупать товар, для поддержания максимального объема продаж, избегая при этом разрывов в торговом процессе, при отсутствии необходимого товара на складе, снижая при этом риск затоваривания на складе и минимизируя объем финансирования закупок — является организация финансового управления закупками и товарными запасами.

 

Классификация АВС. Определение товарных групп для у правления закупками

Классификация АВС основывается на принципе Парето, отражающем подтверждаемый торговой практикой факт: прибыль от продаж примерно 20-25 % всех артикулов ассортимента составляет около 70-80 % всей валовой прибыли (поставщика, товарной категории либо розничной сети в целом). В соответствии с классификацией АВС весь ассортимент распределяется на три или более уровня приоритета ( при номенклатуре более3000 артикулов рекомендуется 4 уровня).Эти уровни имеют следующее соотношение:

Для практического классифицирования ассортимента ( групп товаров, поставщиков,категорий и т.д.) применяется следующий алгоритм:

  • рассчитывается общее количество артикулов в ассортименте.
  • рассчитывается количество артикулов каждого приоритета в соответствии с их суммарной долей в ассортименте ( таблица 1)
  • рассчитывается прибыль по каждому артикулу и валовая прибыль по ассортименту
  • рассчитывается доля прибыли каждого артикула в валовой прибыли
  • данные сортируются по столбцу с долями прибыли ( в порядке убывания)
  • артикулы распределяются по приоритетам в соответствии с их количествами, то есть верхним 10 % присваивается приоритет А, последующим 15% — приоритет В и т.д.
  • рассчитывается накопленная доля прибыли каждого приоритета.

Управление поставками

Общая схема решения задачи управления закупками

Общая схема решения задачи управления закупками

Планирование закупок и продаж для новых товаров

Цель закупки нового товара — неполучение прибыли, а накопление статистики поданному товару для дальнейшего управления закупками данного товара.

Пробная партия

Закупка пробной партии нового товара имеющейся товарной группы.

Определение пробной партии закупки товара производится исходя из среднедневного объема показателей по схожим товарам

Vз = V ср.д х М,

где V ср.д — среднедневной объем продаж по товарной группе по одной позиции схожих товаров (по качеству, престижу, цене и т.п.,то есть в зависимости от позиционирования нарынке);

М — период, определяемый экспертным методом, за который можно охарактеризовать поведение товара на рынке (М не более среднего нормативного срока хранения товаров по группе).

Расширение ассортимента

Закупка нового товара новой товарной группы.

Размер пробной партии выбирается экспертным методом исходя из критериев, приведенных в таблице ниже. Выбор объема закупок производится на отрезке значений между максимальным и минимальным значениями закупок.

Критерий выбора объема пробной закупки для нового товара новой товарной группы

Критерий выбора объема пробной закупки для нового товара новой товарной группы

Выбор наилучшего поставщика и условий поставки

Выбор наилучшего поставщика основан на нахождении минимальной цены поставки среди всех предлагаемых цен, переведенных в ДДП. В ниже представлен расчет минимальной цены, приведенной к ДДП с учетом форм оплаты товара. За основу взяты 3 основные группы расходов:транспортировка и погрузка – разгрузка за пределами РФ, страхование, таможенная очистка.

Построение ассортиментной матрицы

Для количественного сравнения рассчитываются вмененные издержки при различных условиях оплаты на соответствующие сроки замораживания оборотных средств при предоплате, и получение временно дополнительных средств в виде товарного кредита. Если для выбранной минимальной цены указан фиксированный объем закупки, то данный объем необходимо сравнить спрогнозированным объемом продаж за период нормативного срока хранения товара или за период от заказа товара до его оприходования на склад (из двух периодов выбирается максимальный, таккак товар целесообразно закупать на период нормативного срока хранения, но в случае когда данный период меньше периода доставки товара — товар следует закупать на период поставки, для предотвращения перебоев с товаром).

Выбор наилучшего поставщика иусловий поставки

Определение нормативного сроках ранения товара

Нормативный срок хранения определяется следующими факторами:

  • возможность точного планирования выручки ( себестоимости реализации)
  • среднего периода хранения товарной позиции на складе за прошлые периоды
  • период жизненного цикла товара и возможностью появления новых заменителей ( моделей)

Нормативный срок хранения товара на складе определяется экспертным методом исходя из перечисленных факторов. Таким образом товар нецелесообразно и рискованно закупать в количестве, превышающем нормативный срок хранения.С другой стороны, товар целесообразно закупать на период не менее нормативного срока хранения, так как с увеличением размера закупаемой партии снижается себестоимость одной штуки.

Определение минимального остатка на складе

Минимальный остаток на складе определяется двумя параметрами:

  • максимальное процентное отклонение фактического значения выручки от планового значения
  • максимальный сбой в поставках товара в ретроспективном периоде.

Минимальный остаток на складе определяется как процент от перспективного значения объема продаж ( R). Данный процент рассчитывается по формуле:

R = r1+r2 ;

Где r1–максимальное значение отклонения плана выручки по себестоимости от факта в ретроспективном периоде, %.

r2 – максимальный сбой в поставках товара в ретроспективном периоде, %.

r2 = максимальный сбой в поставках товара ( дни) / средний срок доставки товара (дни)

т.о. минимальный запас товара на складе рассчитывается по формуле:

N=R x Vd ;

Где: Vd –прогнозируемый объем реализации на период нормативного срока хранения или период от заказа до прихода товара на склад.

Исходные данные для расчетанорматива, связанного с перебоями в поставках

Показатель Величина Норматив запаса на случай перебоя поставок в %
Средний срок доставки товара от момента заказа (мес.) 0,60
Предельный период перебоев с поставками от периода между поставками 0,50 83,3%

Расчет норматива, связанного снепрогнозируемым увеличением выручкипредставлен в Таблице 5.Итоговый нормативсоставил

R=83.3%+34.14%=117.44%

Простой и надежный способ расчета страхового запаса

Расчет максимального отклонения фактической выручки от плановой

Расчет максимального отклоненияфактической выручки от плановой

Методика определения даты закупки товаров группы “A”

В процессе управления закупками и остатками товара на складе следует рассмотреть следующие 3 варианта:

Методика определения даты закупки товаровгруппы “А”

1-й вариант – в момент прихода товара в пути на склад товарный запас на эту дату больше минимального значения, что при прочих равных условиях может свидетельствовать о чрезмерных закупках в прошлые периоды, неправильно спланированной выручке, влияния сезонных колебаний и т.д.

2-й вариант – в момент прихода товара в пути на склад товарный запас ниже минимального значения ;

3-й вариант – на момент прихода товара в пути на склад товарный запас отсутствует

В первом варианте для расчета даты закупки можно учитывать весь товарный запас. При втором варианте происходит расходование минимального запаса до момента прихода товара в пути и при закупке товара израсходованный минимальный остаток должен быть восполнен.

Минимальный объем закупок для всех трех случаев определяется по формуле:

Vз1= Vдост +N — Тз

Тз –текущий товарный запас;

Дп1- дата прихода товара в пути на склад;

N- минимально допустимый остаток на складе ;

Тздп –товарный запас на момент прихода товара в пути на склад;

Трасх1(0)-период расходования товарного запаса на складе до 0;

Трасх1(N)- период расходования товарного запаса на складе до норматива;

Трасх2(0) –период расходования товарного запаса в пути до 0;

Трасх2(N)- период расходования товарного запаса в пути до N;

Трасх(N)- период расходования всего товарного запаса до N;

Тнед- период недостатка товара на складе;

Тдост- период от момента размещения заказа до прихода товара на склад в днях;

Тзак- период, через который следует делать заказ от текущего момента;

Vдост-объем продаж за период доставки(Тдост).

При явном недостатке товара на складе в будущие периоды (вариант3-й) и наличие товара в пути с датой прихода после расходования товарного запаса до 0 следует искать товары на условиях ДДР и т.д. по возрастающему сроку доставки ( от заказа до прихода товара на склад)для закрытия “провалов” по складу со сроком получения товара до момента прихода товара в пути на склад. Наиболее выгодные условия подбираются по той же методике, что и выбор наилучшего поставщика ( Таблица 3), однако с ограничением по сроку прибытия на склад ( для обеспечения товаром в период недостатка).

Закупки как бизнес-процесс

Расчет заказа текущего дня

Расчет заказа текущего дня

Трасх1(N) = (Тз`-N)/Vдень – Период расходования товара в пути до 0 или N рассчитывается аналогично

Трасх(0) = Тз/Vдень

Тздп = Тз`-Vдост x (Дп1-Тд)

Нед тз = N-Тздп

Qd = Vдост + N-Тз`

Vз = Мах (Qd;Qn)

Дзак = Дп1 + Трасх(N) – Тдост или при отсутствии товара в пути Тзак = Тд+Трасх(N) –Тдост

Vp = Q, если Тзак = Тд

Тз« = Тз` -Vдень

Тп2 = Тп1, если нет заказа на сегодня, в противном случае произвести заказ на сегодня

Методика принятия решения о закупки товара сверх текущей потребности из-за привлекательности цен.

При варианте предложения поставщиком товара по низкой стоимости и фиксированном объеме ( например, “сток”) или использования поставщиком гибкой ценовой политики, следует применять другой принцип принятия решения о закупке товара уже после нахождения наиболее выгодного поставщика.

На первом этапе определяются расходы по замораживанию денежных средств в товарных запасах сверх потребности. Для этого рассчитываются прогнозные остатки товара на складе помесячно на протяжении периода расходования предполагаемой закупки и текущего товарного запаса до минимального остатка. Это связано с тем, что нет потребности в новом товаре, пока имеющийся товарный запас не достигнет нормативного уровня.

Остатки товара на складе помесячно необходимы для определения среднего товарного запаса в течение месяца

Ок=Он-Vп;

Где Ок – остаток на конец месяца за вычетом минимального остатка;

Он- остаток на начало месяца за вычетом минимального остатка;

Vп- объем продаж за месяц.

Объем продаж за месяц определяется разными способами, в зависимости от принадлежности товара к группам “A”, “B”, “C”или “D”.Для группы “A” объем продаж определяется исходя из прогноза, для остальных групп исходя из текущего товарного запаса и оборачиваемости. Затем определяется срок расходования товара до минимального значения. В случае, если он больше максимально допустимого срока хранения ( определяется стабильностью спроса в долгосрочном периоде и общеэкономической ситуацией), то закупка“стокового” товара нецелесообразна. После этого при положительном результате проверки на целесообразность рассчитываются следующие параметры.

Среднее значение товара на складе определяется по соотношению:

Оср(i)= (Он(i)+Ок(i))/2 ;

Оср (i)- средний остаток товара на складе за i – месяц за вычетом минимального остатка.

Определение расходов по хранению излишнего тованого запаса определяется следующим образом:

фин5.jpg (3513 bytes)

где Кд – кредитное давление % в месяц ;

S ск – расходы по складированию 1 $ товара на складе в месяц ( зависит от объема, занимаемым 1 $ товара на складе и арендной ставки склада за 1 м.кв.)

Для принятия решения о закупке необходимо сравнить два параметра:

  1. Разница между суммами закупками по ценам “Сток” и наилучшими условиями поставки ( были выбраны ранее у конкретного поставщика) Ро ;
  2. Расход по содержанию излишнего товарного запаса Rxp.

То есть, если Ро > Rxp, то закупка целесообразна.

Управление товарами групп “B”, “C”,“D”

Управление товарными позициями групп“B”, “C”, “D” осуществляется на основе двух показателей:

  1. сумма товарного запаса на текущую дату ( ТЗ`) ;
  2. средний срок хранения товара ( Т хранения).

Таким образом, сумма закупки товара Vз определяется по формуле:

фин6.jpg (8542 bytes)

Где: N – минимальный остаток на складе, ниже которого товарный запас ( ТЗ`) не должен опускаться

ТЗ` — товарный запас на текущую дату

ТЗ – средний товарный запас за прошлые периоды ;

Коб – коэффициент оборачиваемости товарного запаса ( отношение себестоимости реализации к средним остаткам на складе).

Дата закупки определяется по формуле:

Д закупки = Д текущая + Т расходования ТЗ` до N – Т ср. доставки ;

Где Д и Т – дата и периоды в днях соответственно.

Т расходования ТЗ` до N = ((ТЗ`-N)/ ТЗ) * Т хранения

Где Т хранения – срок хранения в днях товара на складе или оборачиваемость товарного запаса в днях,которая рассчитывается по формуле:

Т хранения = ТЗ*30 / Объем реализации по ценам товара на складе за месяц.

 

Точка заказа в 1с

Какой бы была «идеальная» модель организации процесса обработки входящих счетов на оплату?

В первую очередь, конечно же, «идеальная» модель должна давать существенное и однозначно исчисляемое снижение стоимости обработки таких счетов и высвобождение времени сотрудников компании для выполнения более квалифицированной и нужной, с точки зрения эффективности для бизнеса компании, работы.

Во-вторых, в такой модели должна достигаться полная (с минимизацией ручных рутинных функций) автоматизация процесса обработки и управления счетами на оплату, включая:

  • получение счета компанией,
  • его оптическое распознавание и автоматический ввод всей его информации в базу данных компании,
  • автоматическое сравнение полученного счета на оплату с действующими закупочными контрактами или утвержденными бюджетами,
  • отправку счета на оплату и последующую автоматическую архивацию (безусловно, согласно требованиям российского законодательства).

В-третьих, «идеальная» модель должна позволять достичь полной прозрачности процесса на любом этапе обработки документа, а также дать развитый инструмент анализа первичной информации и построения отчетности.

В-четвертых, «идеальное» решение должно обеспечить всем участникам процесса проверки, рассмотрения, согласования и утверждения счетов на оплату мгновенный доступ к системе в любое время и в любом месте.

В-пятых, создаваемая ИТ-модель «идеального» решения должна легко интегрироваться с уже используемыми в компании ERP и/или финансовыми и другими системами и обеспечивать возможность быстрого запуска в эксплуатацию.

Источники:

  1. http://dis.ru/library/detail.php?ID=22442
  2. http://www.pbaconsult.com/ru/solutions/corporate/upravlenie-zakupkami-i-schetami-na-oplatu/

Автоматизировать рутинные процессы в закупках,

сделать работу закупщика легче

поможет решение «Помощник закупок» для 1С:Управление торговлей 10,3 и 11.

Перейти к описанию >

О статье
Финансовое управление закупками в торговых организациях
Название
Финансовое управление закупками в торговых организациях
Описание
Автор
Компания
Первая система. Центр автоматизации торговли
© Первая система, 2021