Закупки как бизнес-процесс

В данной статье рассматриваются операции, составляющие бизнес-процесс «Закупка» и относящиеся в основном к управлению внутренней цепью поставок, т. е. действия, в которых принимают участие сотрудники отдела закупок и других подразделений организации. Эти действия должны обеспечить реализацию стратегии и целей закупочной деятельности организации и при этом соответствовать регламенту закупочной деятельности, зафиксированному в Положении о закупках. Бизнес-процесс «Закупка» — это последовательность действий, которой придерживается специалист по закупкам, выполняя день за днем свою текущую деятельность.

Определение потребности в закупаемой продукции

Бизнес-процесс «Закупка» начинается с выявления потребности предприятия в каких-либо товарах (ресурсах). Возможны два варианта потребностей: в новых товарах и в пополнении запасов закупавшихся ранее товаров.

Потребность в новом товаре может возникнуть в следующих случаях:

• отдел маркетинга или отдел продаж на основе анализа спроса покупателей или других исследований выявил неудовлетворенный спрос;
• на уровне руководства компании принято решение о развитии какого-то нового направления, требующего новых ресурсов;
• менеджер по закупкам наделен полномочиями и имеет достаточный опыт для принятия решений по развитию закупаемого ассортимента. Полномочия закупщика определяются ассортиментной политикой компании и фиксируются в должностной инструкции;
• предложение нового товара поставщиками или наличие такого товара у конкурентов.

 

 

Рассчитать объем заказа нового товара, по которому нет еще статистики продаж, — дело нелегкое. В торговле этот процесс усложняется некачественным описанием продукции и аннотацией, в которой не указаны основные отличительные особенности товара. При закупке товаров-новинок менеджер использует такие критерии, как тема, автор, цена, формат, мероприятия производителя по продвижению товара, сезонность спроса и пр.

Отметим, что закупки новых товаров не могут быть полностью автоматизированы, хотя компьютерные программы позволяют специалисту проанализировать данные о продажах аналогичных товаров и другую информацию. Тем не менее даже при закупке схожих позиций требуется учитывать изменение конъюнктуры рынка.

Как правило, при закупке новых товаров (если они широко не рекламируются) заказывается небольшое количество. Пробная партия берется для того, чтобы за одну-две недели проанализировать продажи и принять решение о дальнейшей судьбе этой позиции.

Повторная потребность в товаре возникает в том случае, когда товар закупался ранее и требуется пополнить уже существующий (или закончившийся) товарный запас. Повторные закупки бывают двух видов:

Стандартная повторная закупка

Она производится, когда:

• потребность в закупаемых товарах постоянная и регулярная;
• поставщики данного наименования товара хорошо известны;
• закупки совершаются по стандартной процедуре;
• существует отработанная, надежная технология поставки.

Функция закупщика в этом случае состоит в своевременной передаче поставщику заказов на товары. Понятно, что этот вид закупок может и должен быть автоматизирован в первую очередь. Однако в торговле стандартная повторная закупка применяется редко.

Модифицированная повторная закупка

характеризуется следующими особенностями:

• потребность в закупаемых товарах постоянная и регулярная, но объемы спроса непостоянны;
• требования покупателей к закупаемым товарам меняются достаточно быстро;
• существует необходимость в снижении затрат на закупки, улучшении сервиса со стороны поставщика.

В таких ситуациях менеджеры по закупкам играют важную роль, так как именно они принимают окончательное решение о необходимости, количестве закупаемых товаров и условиях поставки.

Для определения объема повторного заказа товаров необходимо знать два важных параметра: ожидаемый спрос на эти позиции и время, требуемое для их поступления в торговое предприятие. Это время измеряется от момента передачи заказа поставщику до момента выкладки товара в торговом зале, т. е. до того как товар стал доступен для приобретения конечным покупателем. Для оптовой торговой компании время, необходимое для поступления, имеет несколько иные границы — от заказа производителю до включения поступившего на склад товара в прайс-лист (т. е. до попадания в торговое предложение оптовика).

По самой простой формуле заказываемое количество экземпляров одного наименования товаров (К) можно рассчитать как произведение прогнозируемого значения ежедневных продаж (П) на прогнозируемое время выполнения заказа (З):

К = П * З

Например, если планируется продавать в среднем в день 2 штуки товара, а время реакции от поставщика 3 дня, то требуется заказать 6 штук.

Несмотря на то, что в этой простой формуле используется всего два параметра, необходимо учитывать, что ни один из них не является стабильным. Для более точного формирования заказов с учетом быстро меняющейся конъюнктуры менеджеру по закупкам торгового предприятия рекомендуется анализировать ежедневно (или по мере того как в информационной системе обновляются данные о текущих остатках товаров) и в различных срезах (по магазинам, складам, поставщикам, количеству, сумме и пр.) вверенный ему ассортимент. Такой подход поможет делать более точные прогнозы продаж.

Кроме того, на объем продаж и, следовательно, на объем заказа влияют такие факторы, как сезонность, рекламная активность,праздники, погодные факторы и многое другое. Менеджер по закупкам должен по возможности отслеживать и их влияние. Например, полезно иметь график сезонных изменений продаж для каждой группы товаров, чтобы учитывать эти показатели при заказах.

Расширение ассортимента

Количество заказываемых товаров должно полностью обеспечивать устойчивость ассортимента торгового предприятия и бесперебойную продажу товаров до очередного их поступления от поставщика и при этом не допускать образования излишних запасов. Однако поставщик может задержать поставку или доставить меньшее количество товара, покупатель может купить больше или меньше, поэтому для поддержания уровня продаж необходимо иметь страховой запас. Страховой запас товаров предназначен для того, чтобы при непредвиденном всплеске спроса на тот или иной товар, а также в случае существенных задержек поставок обеспечить стабильность ассортимента. Особенно важно иметь страховой запас для бестселлеров.

В заключение сравним состав действий менеджера по закупкам торгового предприятия при осуществлении закупок разного вида.

Состав операций процесса закупки в зависимости от ее вида

 

Выбор поставщика

Подписание договора или контракта

От правильного выбора поставщика зависит в конечном итоге не только цена, но и стабильность поставок, обеспечение гарантий поставки в соответствии с заказом, сервисное обслуживание, продвижение товара и многое другое. В связи с важностью данной операции, она будет подробно проанализирована в разделе 3. Отметим также, что выбор поставщика должен быть регламентирован и зафиксирован в Положении о закупках (см. раздел 5). В этом документе или в должностной инструкции определяются полномочия менеджеров при осуществлении закупок.

При выборе поставщиков должны использоваться:

• разные способы их анализа и оценки;
• регламент проведения конкурсов и запросов предложений;
• эффективные методы ведения переговоров с потенциальными поставщиками;
• анализ и оценка результатов выполненных закупок.

Для расширения базы потенциальных поставщиков и повышения конкуренции между ними необходимо регулярно проводить исследования рынка производителей и дистрибуторов (оптовых компаний). Чем больше информации о потенциальных поставщиках имеет менеджер по закупкам, тем правильнее будет выбор.

Как отмечалось ранее, в случае повторной без изменений закупки или закупки с незначительными изменениями (например, только количества экземпляров) процесс выбора поставщика не производится. Поставщик получает от торговой компании заявку на товар согласно уже действующему договору и ранее согласованным коммерческим условиям.

При выборе поставщика менеджер по закупкам активно пользуется базой данных поставщиков. Она представляет собой внутренний документ торгового предприятия, хранящийся в электронном виде. База данных интегрирована с другими компонентами информационно-компьютерной системы и предоставляет менеджеру по закупкам быстрый доступ ко всей информации по интересующему его поставщику и связанным с ним документам, например карточке поставщика, где хранится более детальная информация.

Построение ассортиментной матрицы

База поставщиков — рабочий инструмент менеджера по закупкам. При этом важно, чтобы все данные о поставщиках собирались по единым правилам (какая именно информация, как часто, из каких источников, в каком порядке заносится в базу) и хранились в единой базе данных. Это помогает сохранить сведения о поставщиках в случае увольнения закупщика или при необходимости его временной замены другим работником.

В настоящее время на рынке основной объем закупок осуществляется по долгосрочным договорам торговых предприятий с поставщиками (производствами или оптовыми структурами). В договоре нет сведений о конкретных наименованиях товаров, сроках и объемах закупок. Отгрузка поставщиком производится по заказу торговой компании, содержащему сведения о требуемых товарах, количестве экземпляров и сроках поставки. Применение данной технологии заказов позволяет снизить затраты на закупочную деятельность.

Большое значение имеет договор, который должен быть составлен юридически грамотно, что гарантирует его надлежащее исполнение поставщиком и покупателем. Взыскать претензии по неисполнению договора предприятие сможет только в том случае, если он законодательно признан юридически правомочным, т. е. правильно оформленным. Неправильно оформленный договор признается юридически неправомочным, а сделка — недействительной. Состав и содержание договора определяется прежде всего Гражданским кодексом Российской Федерации (ст. 422).

Договор должен содержать:

1. Название договора, стороны, его заключающие (их наименование и основные параметры), представляющие их лица.
2. Предмет соглашения и обязательства сторон. Здесь важно указать существенные условия договора, без которых невозможно соглашение сторон: вид товаров (если поставка идет партиями в течение определенного периода); качество товаров (стандарты, ТУ, ГОСТы и пр.); сроки и условия поставки; скидки и порядок расчетов; адреса доставки товаров.
3. Гарантии исполнения договора и штрафные санкции за неисполнение его условий.
4. Пункты общего назначения:
   • форс-мажор (что входит в эти обстоятельства и каков порядок уведомления и дальнейшие действия сторон);
   • отказ от выполнения условий договора, права и юрисдикция;
   • дата подписания, дата начала действия, срок действия и условия окончания действия договора;
   • судебные инстанции и место судебного разбирательства;
   • количество экземпляров и язык договора.

Виды оплаты в договоре с поставщиком

Важным разделом договора являются условия платежа, т. е. когда покупатель должен расплачиваться за купленный товар. Существуют следующие виды оплаты.

Предоплата, т. е. закупающая сторона полностью оплачивает товар до его поставки. Это для компании-покупателя невыгодно, так как требуемые на оплату деньги или выводятся из оборота, или компания должна привлечь заемные средства.

Частичная предоплата, когда часть денег выплачивается до поставки товара, а другая часть — после поставки.

Отсрочка платежа. Сначала поставляется товар, а через установленное время производится оплата, и чем позже это делается, тем лучше для компании-покупателя.

Под реализацию. Оплата по мере продажи поставленных товаров без указания предельного срока отсрочки платежа. В этом случае оплата происходит в соответствии с данными о продажах (т. е. если товар не продан, то за него не надо платить поставщику), при этом продавец может получить право возврата непроданных товаров. Понятно, что для торговца — это наилучшие условия закупки. В торговле такой вариант применяется все чаще.

Цены и скидки в договоре с поставщиком

Не менее важной частью подготовки договора на поставку товаров является проработка вопроса о ценах на товары. Следует подчеркнуть, что цены необходимо анализировать с учетом скидок. Иногда поставщик в прайс-листе указывает довольно высокие цены, но при этом предоставляет ряд скидок за определенные условия покупки. Если заказ торговца соответствует условиям получения скидок, надо анализировать результирующую цену (т. е. цена минус скидка). Именно она должна быть на приемлемом уровне.

Как правило, скидки зависят от объема закупок (чем больше покупка, тем выше скидки). Кроме того, поставщики могут предлагать следующие виды скидок:

• на отдельные товары или группы товаров (например, новые неизвестные покупателю или, наоборот, уходящие с рынка);
• при заключении долгосрочных договоров (скидки дают поставщику гарантию стабильных поставок его продукции в течение длительного периода);
• на товары, участвующие в акциях (товар месяца, лучшая цена и пр.);
• накопительные скидки при достижении определенного объема закупок;
• за покупку с предоплатой или при поступлении товара;
• за отказ от возврата товаров (непроданных или бракованных).

Кроме анализа скидок менеджер по закупкам должен определить приемлемость уровня цен. Приемлемый уровень цен — это уровень не выше, а ниже, чем у конкурентов, и ниже, чем у аналогов товара от других производителей, а также на 40–50% ниже розничной цены в магазинах.

Простой и надежный способ расчета страхового запаса

Следовательно, чтобы определить, насколько приемлемую цену предлагает поставщик, менеджер по закупкам должен знать:

• какие аналоги данного товара предлагаются на рынке;
• какова будет розничная цена закупаемого товара;
• какова цена на тот же товар у других поставщиков;
• по какой цене поставщик предлагает данный товар конкурентам.

Розничные цены легко узнать, посетив магазины конкурентов и интернет-магазины, а цены на товары у других поставщиков можно выяснить, просмотрев соответствующие прайс-листы.

Заказ на поставку товара

Когда выявлена потребность в товаре и определен поставщик, необходимо определить номенклатуру и количество товаров. Это очень важная часть работы закупщика, так как от правильности определения количества товара зависит обеспеченность торговой компании продукцией и эффективность расхода оборотных средств.

Ниже анализируются методы и показатели, которые менеджер по закупкам использует для определения названий заказываемых товаров и их количества.

Совмещенный АВС и XYZ анализ

Источник : Крылова М.Д. Логистика в книжном деле. С. 64–66.

С его помощью можно регулировать запасы товаров и вырабатывать правильную закупочную политику в отношении разных товарных позиций (какие товары должны иметь увеличенный запас, какие можно заказывать с установленной периодичностью и т. д.). Этот анализ показывает, какое внимание должен уделять менеджер по закупкам разным группам товаров: какие требуют постоянного и тщательного наблюдения, а какие можно проверять время от времени.

Оборачиваемость — это число оборотов (в разах или днях) среднего товарного запаса за некий период (месяц, неделю и пр.). Основная цель анализа оборачиваемости товаров — определить позиции, у которых скорость цикла «товар — деньги — товар» низкая, чтобы принять решение об их нахождении в ассортименте. Важно отслеживать динамику изменения оборачиваемости. Ее ухудшение может свидетельствовать либо о падении спроса на предлагаемые покупателям товары, либо об их избыточном запасе.

Отчет по продажам и остаткам, который содержит сведения о количестве проданных и имеющихся в наличии на данный момент товаров. Менеджер по закупкам должен не просто опираться на эти цифры, но и помнить о сезонности спроса и о том, на какой стадии жизненного цикла находится заказываемый товар.

Прогнозы продаж могут быть экспертными (прогноз дается специалистами отдела продаж и маркетинга на основе их личного опыта и знания рыночной ситуации), статистическими (например, метод долгосрочной средней, метод скользящей средней, метод взвешенной экспоненциальной средней и т. п.), совместными (комбинация экспертных и статистических методов). Необходимо учесть горизонт прогноза (примерный период времени, на который следует строить прогноз спроса). Если для пополнения запаса товаров не требуется много времени (например, поставка приходит три раза в неделю), то горизонт прогноза можно ограничить ближайшим будущим. Если товар надо ждать три месяца, то горизонт составит 90 дней с даты построения прогноза.

Пополнение товарных запасов исходя из потребностей

Определение страхового запаса по каждому наименованию товара. Страховой запас (СЗ) — это постоянная, неприкосновенная часть запасов, предназначенная для непрерывного снабжения торговой компании в случае сбоев в поставке или непредвиденного возрастания спроса. Он рассчитывается по формуле:

СЗ = В * С

где В — предполагаемое время задержки поставки;

С — среднедневные продажи.

Определение точки заказа (иногда ее называют точкой перезаказа) — нижняя граница запаса товара, при достижении которой необходимо направить поставщику очередной заказ. Точка заказа (ТЗ) рассчитывается по формуле:

ТЗ = СС * П + СЗ

СС — среднедневные продажи;

П — подготовительный период на поставку товара;

СЗ — страховой запас.

Формула оптимального заказа Уилсона (Размер оптимального заказа по Уилсону. — http://learnlogistic.ru/tag/uilson/) помогает найти экономически обоснованный заказ (ЭОЗ) — количество товара, при котором издержки на поставку и хранение минимальны. Эта формула, как и другие, может дать точный результат только для товаров со стабильным спросом. В реальности на продажи товаров влияет множество факторов (активность продавцов, конкурентов, погода, реклама, выкладка и др.), поэтому никакая формула не может заменить опыт и квалификацию менеджера по закупкам и его способность принимать решения на основе многих данных.

С помощью описанных выше инструментов менеджер по закупкам определяет необходимые для закупки названия товаров и требуемое количество экземпляров, а затем оформляет заказ на поставку.

Каждому заказу присваивается номер, чтобы было легче вести контроль выполнения. Далее заказ передается (обычно с помощью электронных средств коммуникации) поставщику. Следующей операцией является получение подтверждения от поставщика о приеме им заказа. Задача менеджера по закупкам на этом этапе — сверить подтвержденное и заказанное количество и номенклатуру товаров.

На основании подтверждения выставляется счет-фактура. Он является официальным документом, в соответствии с которым будет производиться оплата заказа. По нему затем будут формироваться все документы по приему товара, вноситься данные в информационную систему.

Счет-фактура — это документ строго установленного формата, который состоит из перечня поставленных товаров, их цен, номера отгрузочного документа, суммы счета, иных реквизитов. В счет-фактуру разрешается добавлять иные показатели при условии сохранения последовательности расположения, содержания и числа показателей, утвержденных в типовой форме.

Планирование ассортимента сезонных товаров

Согласно ст. 169 Налогового кодекса РФ счет-фактура является документом, который служит основанием для принятия предъявленных сумм налога на добавленную стоимость к вычету или возмещению. В связи с этим необходимо внимательно следить за правильностью оформления счетов-фактур.

Выполнение обязательств по оплате товара

Доставка товара

Согласно выставленному поставщиком счету-фактуре компанияпокупатель производит оплату товара. Как правило, отдел закупок передает данные о предстоящей оплате в бухгалтерию или финансовую службу заранее, на основе плана поставок. Задача менеджера по закупкам на этом этапе — предоставить для оплаты в бухгалтерию правильные реквизиты поставщика, проконтролировать сумму платежа и уведомить поставщика о произведенной оплате.

Следующей операцией бизнес-процесса «Закупка» является подготовка товара к отправке и выбор способа транспортировки. Задача менеджера по закупкам — согласовать запланированные поставки с транспортной службой (в случае доставки товара своими силами). Получив счет и выполнив обязательства по оплате, менеджер по закупкам обладает информацией о том, когда и в каком объеме товары будут готовы к поставке. Эта информация нужна транспортному отделу для выбора оптимального способа транспортировки и формирования маршрутов движения автомашин.

Закупки как бизнес-процесс

В случае доставки товара поставщиком менеджер по закупкам должен проконтролировать выход груза от поставщика, получить от него все отгрузочные документы (с указанием упаковочных мест, массы и объема груза), чтобы передать эту информацию складу для подготовки к приему складской площади и складского оборудования.

Участвуя в решении задачи транспортировки товаров от поставщика, менеджер по закупкам должен заказать в транспортном отделе способ доставки, который лучше обеспечивает поступление на склад компании товаров нужного качества, в нужном количеств и в нужные сроки.

Укажем некоторые факторы, увеличивающие стоимость перевозки товаров, которые должен учитывать менеджер по закупкам при работе с поставщиками (Бузукова Е. Закупки и поставщики. Курс управления ассортиментом в рознице. С. 86.) :

• Несколько мест загрузки и выгрузки на одном транспортном маршруте.
• Простой под погрузкой и выгрузкой сверх оговоренного времени.
• Проезд по платным дорогам, через платные мосты.
• Перегруз сверх нормативной грузоподъемности автомашины или оговоренной массы груза.
• Срочная доставка.
• Отсутствие сопроводительных документов, необходимых со стороны грузоотправителя, или их неправильное оформление.

Задача транспортного отдела — обеспечить доставку с наименьшими затратами (т. е. выбрать перевозчика и контролировать процесс доставки). Таким образом, транспортный отдел обеспечивает выполнение заказа отдела закупок по доставке груза.

Для эффективной организации процесса закупок необходимо разрабатывать и согласовывать с постоянными поставщиками график поставок. График поставок — это документ, в котором указаны точные даты и объемы поставок в течение длительного периода времени. Графики поставок требуют соблюдения дисциплины поставок и позволяют свести к минимуму складские запасы и, как следствие, понизить издержки на закупочную логистику.

Приведем перечень документов, сопровождающих поступление товара от поставщика в закупающую компанию:

• товаротранспортная накладная. Это главный документ, в котором указываются маршрут, данные автомашины и водителя;
• путевой лист, который выписывается перевозчиком;
• договор между перевозчиком и грузоотправителем (грузополучателем), может быть заменен доверенностью на перевозку груза (на имя водителя);
• товарная накладная (если в товаротранспортной накладной не указан перечень перевозимого груза);
• сертификаты соответствия качества товаров;
• счета-фактуры и договор между поставщиком и покупателем (не обязательны).

Поступление товара

Работа с рекламациями

После того как менеджер по закупкам выполнил работу, подготовившую поступление заказанных товаров, он должен следить за процессом их поступления на склад или в торговый зал магазина. Контроль за отправкой товаров необходим, так как на практике в момент отгрузки могут происходить сбои: машина пришла, но не на тот склад, машина имеет не те номера, что указаны в транспортных документах, при погрузке пострадали упаковки с товаром и т. д. Все эти сбои имеют, как правило, общие последствия: груз не будет доставлен вовремя или поступит не в полном объеме.

В случае нормально прошедшей отгрузки менеджер по закупкам получает копии товаротранспортных накладных и на их основании вносит в информационную систему предварительные данные об ожидаемом поступлении товаров.

Пока груз в пути (особенно если для этого требуется неделя или больше), менеджер по закупкам должен контролировать его прохождение, запрашивая информацию от транспортного отдела или от поставщика. Если происходит задержка в пути, то менеджер по закупкам должен узнать об этом первый, чтобы вовремя скорректировать решение о заказе следующей партии товаров.

Условия сделок в торговле

В ходе контроля выполнения поставки товаров необходимо четко разграничить обязанности, ответственность, полномочия и информационное взаимодействие сотрудников отдела закупок и склада. Так, целесообразно поручить менеджерам по закупкам разработку и утверждение совместно с поставщиком при заключении договора на поставку порядка контроля качества товаров. Работники склада, со своей стороны, должны своевременно и объективно информировать менеджера по закупке о выполнении поставщиком заказов (по количеству и качеству), об отклонениях в сроках поставки, качестве сопроводительной документации и пр. На основе накопленной информации проводится анализ качества услуг поставщика и эффективности совместной работы с ним.

На этапе приема складом товаров от поставщика задача закупщика — получить от склада акт приемки и убедиться, что товар прибыл согласно заказу. Здесь возможны следующие варианты (Бузукова Е. Закупки и поставщики. Курс управления ассортиментом в рознице. С. 82–83.).

Товар прибыл в комплекте и согласно накладным. Если товар прибыл в соответствии с отгрузочными документами (нет недостачи, боя, брака при транспортировке, нарушения упаковки и т. п.), то он приходуется и бизнес-процесс «Закупка» можно считать завершенным.

Имеются расхождения в количестве и/или качестве (брак, пересортица, недостача) товаров. В этом случае необходимо выяснить, имеет ли место пропажа или повреждение товара во время транспортировки или это произошло по вине поставщика. В первом случае выявленная недостача упаковочных мест, повреждение их внешнего вида отражаются в акте и выставляется претензия транспортно-экспедиционной компании. В товаротранспортной накладной во время приемки груза делаются соответствующие отметки.

Пересортица и брак, обнаруженные внутри упаковок, как правило, возникают по вине поставщика. Они могут быть обнаружены или в процессе приема товаров, или во время их продажи. Для таких случаев должно существовать соглашение между торговой компанией и поставщиком о порядке компенсации брака (рекламации, претензии и т. д.). В случае выявления пересортицы или недостачи товары приходуются по факту.

Как провести мониторинг цен и ассортимента

Ошибки поставщика при выполнении заказа классифицируются по следующим категориям:

1. У поставщика нет необходимого товара или количества экземпляров, и заказ выполнен не в полном объеме.
2. Произошли ошибки при комплектовании заказа на складе, и доставлен не тот товар и/или не в том количестве.
3. Товар послан по неправильному адресу.
4. Товар не доставлен в оговоренные сроки.
5. Товар прибыл с повреждениями или по каким-либо другим причинам не может быть использован покупателем.
6. Не была доставлена необходимая документация.
7. В сопроводительных документах выявлены ошибки.

Торговое предприятие не сможет повысить качество своих услуг покупателям, пока не будут тщательно проанализированы ошибки, возникающие в процессе поставки продукции. Более того, если по требованию торгового предприятия поставщик не примет меры, предотвращающие подобные ошибки, это негативно отразится на конкурентоспособности торговца.

Как правило, к не выполняющим условия договора поставки или допустившим ошибки поставщикам применяются следующие действия:

• денежная компенсация от поставщика на сумму бракованного (недопоставленного) товара;
• товарная компенсация, т. е. поставка товаров на сумму выявленного брака;
• снижение оплаты по полученному заказу на сумму бракованного товара;
• замена товара на кондиционный;
• возврат бракованного товара поставщику за его счет.

Управление запасами

Движение потоков ресурсов по звеньям внешних и внутренних цепей поставок к потребителям далеко не всегда может быть непрерывным в силу ряда технических, организационных или экономических причин. В большинстве случаев невозможно синхронизировать процессы производства и потребления во времени и в пространстве, кроме того, иногда интенсивность и объемы потоков не позволяют избежать остановок или ожиданий. В некоторых случаях исключающая остановки синхронизация продвижения (поставок) ресурсов будет нерациональной с экономической точки зрения. Может оказаться более выгодным, чтобы процессы движения протекали дискретно, поскольку транспортировка малых партий экономически нерентабельна. Все перечисленное выше свидетельствует о необходимости формирования запасов.

Как известно, запасы создаются для преодоления разрыва во времени между получением ресурсов и их использованием (приобретением). В связи с этим торговые предприятия обычно связывают в товарных запасах значительную долю своего оборотного капитала. В затраты также входят расходы на хранение (аренда склада, порча товаров, страховка, энергоснабжение, административные расходы и т. д.).

Стремлению сократить расходы на содержание запасов противостоит то, что при более частой закупке товаров увеличиваются затраты на оформление заказов и транспортировку продукции. В связи с этим менеджеру по закупкам необходимо выбрать экономически выгодный объем заказа.

Точка заказа в 1с

Чтобы задать всем подразделениям торгового предприятия (в том числе отделу закупок) цели их работы с запасами и определить критерии ее оценки, должна быть выработана общая политика компании в области управления запасами. Для этого руководство, исходя из миссии компании, должно определить, что является на данном этапе ее развития приоритетным: снижение затрат, связанных с запасами, или повышение качества обслуживания покупателей (широта ассортимента, надежность выполнения заказов и т. д.). При этом необходимо установить показатели уровня обслуживания покупателей товаров, достижение которых должны обеспечить запасы. Основными показателями уровня обслуживания клиентов, связанными с товарными запасами, являются:

• продолжительность выполнения заказа покупателя (например, покупатель магазина может, не теряя времени, купить товар, имеющийся в торговом зале, или затратить определенное время на ожидание того, чтобы его принесли со склада магазина, или потратить гораздо больше времени, если придется ждать, пока нужный товар поступит от поставщика магазина);
• норма насыщения спроса по ассортименту — это доля заказов покупателей, которые могут быть выполнены по названиям товаров немедленно;
• норма насыщения спроса по объему — доля заказов, которые могут быть выполнены полностью по количеству заказанных единиц (экземпляров).

Эти показатели уровня обслуживания очень важны для определения конкурентоспособности магазина, поэтому торговцы систематически определяют долю покупателей, ушедших из магазина без покупки, и стремятся выяснить причины снижения или повышения удовлетворенности спроса.

1. На величину запасов влияют следующие факторы:
2. Вероятность нарушения поставщиком установленного графика поставок. В этом случае запас необходим для того, чтобы исключить отсутствие товара в торговом зале.
3. Возможные колебания спроса. Спрос на группу товаров (например, детские товары, деловая литература и пр.) можно предсказать с большой долей вероятности. Однако прогнозировать спрос на конкретное наименование товара намного сложнее. В связи с этим может возникнуть ситуация упущенных продаж.
4. Сезонные колебания спроса на некоторые товары.
5. Скидки на покупку крупной партии товаров.
6. Возможности роста цен. Цена на некоторые товары может резко возрасти. Предприятие, сумевшее предвидеть этот рост, создает запас с целью получения прибыли.
7. Издержки, связанные с оформлением заказа.
8. Быстрое и качественное обслуживание покупателей. Посетитель магазина может совершить покупку, непосредственно взяв товар с полки, или при ее отсутствии сделать заказ, который будет выполнен через несколько дней. В условиях роста конкуренции на рынке возможность немедленного удовлетворения спроса может оказаться решающей в борьбе за потребителя.

Перечисленные факторы, действуя порознь или группируясь в разных сочетаниях, создают предпосылки для увеличения запасов товаров.

С другой стороны, имеется ряд факторов, влияющих на уменьшение запасов:

• затраты на хранение запасов;
• упущенный доход, который можно было бы получить при вложении связанных в запасе средств в развитие предприятия;
• устаревание продукции, приводящее к снижению спроса;
• ухудшение внешнего вида товара в процессе хранения.

При расчете оптимального уровня запасов должны учитываться все показатели, влияющие на движение товара. Например, размер страхового запаса зависит от скорости и надежности поставок, которые, в свою очередь, определяются тем, насколько четко организована работа цепи поставок. Сюда, как мы видели, входит тесное взаимодействие с поставщиками в местах отгрузки товаров, организация транспортировки, работа складов по хранению и обработке товаров, правильная организация документооборота и обмена данными и т. д.

На уровень запасов в торговых предприятиях влияют колебания спроса на продукцию и темпы продаж. Темп продаж зависит от того, насколько правильно сформирован ассортимент, какие цены установлены на продукцию, насколько качественно магазин обслуживает своих покупателей. Колебания спроса происходят под влиянием сезонности, эффективных рекламных кампаний производителей и торговцев, появления на рынке товарованалогов, действий конкурентов и т. д.

Планирование показателей работы розничного магазина

Исходя из изложенного, можно сделать вывод, что для нормальной работы предприятия дела необходимо иметь запасы товаров, однако их величина должна находиться на опти-мальном уровне. Отклонения от оптимального уровня могут происходить или в сторону завышения товарных запасов (создание излишков), или в сторону занижения (что приводит к дефициту).

Излишние запасы товаров могут быть нормально продаваемыми, но слишком большими. Тогда имеет смысл в первую очередь снизить объем закупок этого продукта. Чтобы снизить высокие запасы товаров, имеющих медленную оборачиваемость, скорее всего, потребуется снизить цену и стимулировать сбыт. Товары, запас которых высок и не продается (три месяца и более), возможно придется возвратить поставщику.

Прежде, чем предпринять необходимые шаги, следует разобраться в причинах возникновения излишних запасов. Ими могут быть:

1. Несбалансированная цена (цена слишком высока для данного вида товара).
2. Истечение срока жизни товара на рынке.
3. Ошибки в прогнозах продаж.
4. Избыточная закупка из-за условий поставки (например, поставщик поставляет товар не меньше чем в объеме типографской пачки).
5. Появление нового товара, вытеснившего продажи другого.
6. Изменение моды или вкуса потребителей.
7. Появление законодательных актов или других событий, которые привели к устареванию товара.
8. Некомплектность товара из-за ошибочных пропорций при заказе отдельных частей комплекта. Как следствие, по одним товарам наблюдается дефицит, а по другим — излишек.

Цель ликвидации излишних запасов — избавиться от ненужных товаров по наиболее выгодной цене или с минимальными затратами. Специалисты используют следующие методы снижения запасов:

• Распродажа со скидкой или снижение розничной цены. Это самый простой и действенный метод.
• Стимулирование торгового персонала (бонусы за продажи сверхнормативных запасов товаров).
• Продажа другим торговым организациям по льготным ценам.
• Акции по стимулированию спроса на данный товар, что требует затрат на рекламу, но может дать хороший результат.
• Возврат поставщику. Лучший момент для такого рода переговоров — в преддверии размещения крупного заказа на закупку.
• Предложение покупателям в качестве бонуса или подарка.
• Осуществление благотворительных акций или пожертвований.

Конечно, используя большинство указанных выше методов, торговое предприятие потеряет часть прибыли. Но, с другой стороны, устраивая распродажи и акции, компания уменьшает возможные потери. Во-первых, сокращаются затраты на хранение излишних запасов; во-вторых, в торговом зале освобождается место для товаров, которые будут продаваться быстрее и принесут повышенную прибыль.

Не следует относиться к распродажам только как к убытку. Акции стимулируют потребителей к тому, чтобы лишний раз зайти в магазин, создают дополнительный покупательский поток. Если человек купил товар дешево на распродаже, велика вероятность, что попутно он приобретет еще какой-нибудь товар, не подвергшуюся уценке. Возможно, если бы не была объявлена распродажа, покупатель не пришел бы в магазин, а так точкой его притяжения явилась распродажа. В результате магазин заработает дополнительные деньги.

Мерчандайзинг в продуктовом магазине

Ликвидация излишних запасов в торговом предприятии должна быть постоянным процессом, за который отвечает специальный работник. Он обязян с установленной периодичностью формировать список избыточных или медленно продающихся товаров, затем тщательно анализировать его, привлекая специалистов компании, для того, чтобы определить наилучший способ их ликвидации (т. е. метод, с помощью которого предприятие получит наибольшую прибыль).

Проблемой противоположного рода является дефицит товаров или временное отсутствие товара в продаже. Как показывают исследования, проведенные в розничной торговле, дефицит запасов товаров является одной из самых острых проблем, резко снижающей качество обслуживания покупателей, и оценивается в размере 8% от общего объема продаж (Дефицит и излишки. — http://www.src-master.ru/article9915.html). То есть каждая двенадцатая штука не была куплена, потому что отсутствовала в запасах магазина.

Дефицит — превышение спроса над предложением. Дефицит свидетельствует о несовпадении спроса и предложения и отсутствии уравновешивающей цены. Его последствия вполне очевидны — торговая компания недополучает прибыль. Если дефицит каких-то товаров носит не случайный, затяжной характер или возникает часто, то последствия для торговца могут быть весьма серьезными:

• прямые убытки вследствие отсутствия продаж;
• недополучение прибыли из-за слишком низкой цены;
• ухудшение имиджа магазина в глазах покупателей;
• потеря потенциальных и реальных клиентов;
• пустота на полках магазинов, что создает у покупателя впечатление некачественной работы персонала, недостаточно широкого выбора товаров;
• рост продаж и количества покупателей у конкурентов, у которых есть эти товары;
• издержки из-за действий, направленных на срочное устранение дефицита: перемещение товаров на полках для ликвидации пустых мест, срочные закупки и доставка недостающих товаров;
• стресс у сотрудников магазина, вынужденных выслушивать претензии покупателей, и, как следствие, их демотивация.

Таким образом, при наличии дефицита запасов существует три вида возможных издержек, перечисленных ниже в порядке увеличения их отрицательного влияния:

• издержки в связи с несвоевременным удовлетворением спроса покупателя, т. е. покупатель, не нашедший товар в торговом зале, вынужден ждать, когда она вновь поступит в магазин (задержка выполнения заказа);
• издержки, связанные с потерей продаж, когда покупатель обращается за данной позицией в другую торговую компанию или отказывается от ее приобретения. Поскольку большинство товаров в большинстве своем не являются товарами первой необходимости, покупатель может заменить их другими средствами информации или развлечения. К тому же люди склонны забывать рекламную информацию о новом товаре, если они не видят его в продаже;
• издержки в связи с потерей заказчика: отсутствие нужного посетителю магазина товара в торговом зале приводит не только к потере выручки от ее продажи, но и к тому, что покупатель находит для себя другое, более надежное торговое предприятие. В этом случае издержки измеряются в показателях выручки, которую мог бы получить магазин в будущем от всех потенциальных покупок ушедшего клиента.

Причинами дефицита запаса товаров в торговом предприятии являются:

1. Несбалансированная цена, которая приводит к тому, что спрос опережает предложение. Ярким примером такого рода дефицита являются товары во время распродаж.
2. Ошибки, допущенные менеджером по закупкам в планировании закупок и анализе продаж. Как правило, эта причина кроется в недостаточной квалификации или безответственности закупщика.
3. Изменение текущей ситуации на рынке (появление новой моды, тенденций, законов). Менеджеры по закупкам должны оперативно реагировать на запросы покупателей, для этого они должны постоянно получать информацию от продавцов.
4. Активная рекламная кампания, предпринятая торговым предприятием. Перед рекламной акцией не были своевременно увеличены запасы согласно планируемому росту спроса.
5. Несвоевременная доставка товара в торговое предприятие. Часто причиной этого являются поставщики, к которым менеджеры по закупкам не предъявляют требования качества поставок или своевременно не отказываются от услуг ненадежных партнеров.

Таким образом, управление запасами составляет важную часть бизнес-процесса «Закупка». Система управления запасами — это совокупность правил и способов, с помощью которых можно контролировать уровень товаров в наличии и определять, запасы каких наименований товаров следует пополнять, а каких снижать. Одной из целей управления запасами является нейтрализация колебаний в поставках товаров и спросе на продукцию, которые невозможно полностью исключить даже в хорошо работающей системе закупочной логистики.

Затраты на закупочную деятельность

Одной из целей закупочной логистики является оптимизация затрат на закупки или транзакционных затрат. Транзакция — это передача товаров, услуг или имущественных прав, которая осуществляется между физическими и/или юридическими лицами. Выделяют две группы транзакционных затрат, связанных с закупочной деятельностью: на взаимодействие с поставщиками и на внутреннюю обработку поступающего потока ресурсов.

Если передача ресурсов производится от одного подразделения компании дела другому (т. е. в рамках внутренней цепи поставок), то это внутренняя транзакция. Внешние транзакции — переход ресурсов от одного предприятия к другому (т. е. между участниками внешней цепи поставок).

Затраты на внешние транзакции делятся на несколько видов.

Затраты на информационный обмен между участниками транзакции: поиск информации о потенциальных поставщиках, покупателях, товарах, ценах, налаживание контактов, координация взаимодействия в цепи поставок, обмен данными о спросе и пр.

Затраты на заключение договоров и соблюдение интересов сторон — переговоры, соглашения о гарантии качества товаров и пр.

Затраты на транспортные и складские операции.

Затраты на контроль выполнения договорных обязательств — подтверждение удовлетворенности обслуживанием, работа с претензиями и рекламациями.

Затраты на корректировку договорных условий — скидок, периодичности и комплектности поставок и т. д.

Затраты на завершение сделки — исполнение платежных обязательств, оформление документации.

Затраты, связанные с юридической защитой процесса закупок (судебные и прочие).

Первые три вида затрат возникают до заключения договора поставки, остальные — после заключения договора. Между этими груп-пами затрат существует обратная зависимость: чем выше затраты до заключения договора, тем ниже последующие.

В процессе выполнения внутренних транзакций возникают следующие затраты:

• на информационный обмен внутри организации;
• подготовку и принятие решений о перемещении ресурсов;
• контроль выполнения решений;
• оценку качества поступивших товаров и результата закупок;
• разработку и актуализацию корпоративных документов, регламентирующих закупочную деятельность.

Затраты на закупочную логистику предприятия дела должны быть сбалансированными. В первую очередь должен соблюдаться баланс между затратами на оформление заказов и на содержание запасов товаров. Например, практика редкого размещения заказов, но в крупных размерах, может привести к излишним затратам на содержание запасов, превышающим экономию затрат на оформление заказа.

В числе причин завышенных издержек на закупочную логистику отметим недостаточную осведомленность участников закупочной деятельности. Она возникает из-за изменчивости внешних и внутренних условий закупок, а также плохой организации информационной логистики внутри предприятия и между предприятием и его поставщиками. Кроме того, повышает издержки низкая квалификация участников бизнес-процесса «Закупка», а также недостаточный уровень доверия между поставщиками и покупателями.