Планирование закупок в 1С:УТ11

Как определить – сколько товара нужно? Но отдав дань преимуществам управляемого приложения – не забудем нашей основной темы – планирования закупок в редакции 11 «1С:Управление Торговлей 8». Что такое планирование закупок? Это когда нам надо прикинуть – сколько товара надо прикупить для нормальной торговли.

А прикидывать можно очень по-разному. Вот сидим мы и смотрим на товар, например «Удобрение Азофоска» в мешках по 3 килограмма. И видим, что у нас есть его 10 мешков. Надо заказывать ещё или нет?

— Как решить этот вопрос?

— Можно подумав, прикинув установить некий минимальный запас товара на складе. Зайти в карточку Номенклатура, найти слева на карточке ссылку на Регистр Сведений «Товарные ограничения». И установить для этой номенклатуры минимальные остатки товара на нужном складе.

Таких минимальных остатков там просто завались. Есть ограничительные остатки под названиями «Страховой», «Минимальный», «Нормативный», «Максимальный». Их можно заполнить руками. А если мы не уверены в своих решениях?

Тогда можно заставить программу посчитать нам эти товарные ограничения. Программа возьмёт нужный нам период нашей работы и, глядя на продажи товара за этот период, рассчитает товарные ограничения для этого товара.

Как это сделать в программе?

Запасы и закупки —» Сервис —» Классификация Номенклатуры —» Выполнить расчет товарных ограничений

Программа сама посчитает товарные ограничения. Надо пробраться в раздел «Запасы и закупки». В нём найти панель действия «Сервис» — она будет в правой верхней части экрана. В этой панели, нажав внизу треугольник, выбрать пункт «Классификация Номенклатуры». Не будем вдаваться в особенности настроек и запуска подпунктов этого обширного пункта. Выберем пункт «Выполнить расчет товарных ограничений». Для нужных настроек можно использовать ссылку в нижнем правом углу экрана – «Полные возможности». Программа возьмёт и сама посчитает нам все эти товарные ограничения. Сейчас мы попробуем объяснить, как эти ограничения считаются – поэтому держитесь за стул и возьмите калькулятор для проверки.

Непростая статистика запасов

Ограничительный остаток «Среднедневное потребление».

Считается просто: Количество проданного товара, делённое на количество дней продажи.

Пусть торговали 5 дней, продали по дням: 10, 20, 30, 0, 30.Среднедневное потребление: 90/5=18.

Ограничительный остаток «Минимальный»

Считается исходя из «Транспортных Ограничений» при поставке товара. Мы продаём в среднем 18 штук товара в день. Если срок поставки товара от поставщика 2 дня, то нам надо держать запас товара 2 дня * 18 = 36 штук.

Тогда успеем за два дня до окончания запаса сделать новый заказ. Таким образом, запас «Минимальный» рассчитывается как среднедневное потребление товара, умноженное на количество дней его поставки.

Ограничительный остаток «Страховой»

Считается как среднеквадратичное отклонение от среднего количества товара, проданного за день. Формулу среднеквадратичного отклонения можно посмотреть в Интернете.Мы же поясним просто: надо от продаж каждого дня отнять среднедневное потребление, эту разность возвести в квадрат, поделить на количество дней продажи и из всего этого извлечь квадратный корень.

Посчитаем: (10-18) возведём в квадрат = 64, (20-18) возведём в квадрат = 4, (30-18) возведём в квадрат = 144, (0-18) возведём в квадрат = 324, (30-18) возведём в квадрат = 144. Сумма квадратов разностей: 64 + 4 + 144 + 324 + 144 = 680. Разделим всё это на 5 дней – получим 136. Извлечём из 136 корень квадратный – получим приблизительно 11.66. Вот это страховой запас.

А что делать? Статистика! Заметим, что «Страховой» запас создаётся именно как «страховка» для покрытия возможных отклонений от среднедневного потребления. Вдруг начнутся колебания спроса, а мы их уже и посчитали и запас под них сделали.

Ограничительный остаток «Нормативный».

Здесь в игру вместе с номенклатурой вступает склад. Точнее «Коэффициент Уровня Обслуживания Склада». Он проставляется в карточке Склада в поле «Уровень обслуживания склада». И означает этот коэффициент ни больше, ни меньше как вероятность того, что «Страховой» запас товаров на складе покроет неожиданные колебания спроса.

Например, при вероятности покрытия страховым запасом колебаний спроса 84.0 %, «Коэффициент Уровня Обслуживания Склада» будет равен 1. Остаток «Нормативный» будет равен сумме «Минимального» остатка плюс «Страховой» остаток, умноженный на «Коэффициент Уровня Обслуживания Склада». Смысл этой формулы понятен – к «Минимальному» остатку мы прибавляем «Страховой» запас для покрытия колебаний спроса. Чем увереннее мы хотим быть в этом покрытии, тем больше нам надо увеличить вероятность покрытия и следовательно надо поднять «Коэффициент Уровня Обслуживания Склада» выше чем 1.

В программе для 99.9% вероятности покрытия «Страховым» остатком колебаний спроса, нам придётся установить «Коэффициент Уровня Обслуживания Склада» равный 3. Это тоже понятно – для почти полной уверенности – нужен тройной «Страховой» запас. Если брать уверенность в покрытии колебаний спроса в 84%, тогда Остаток «Нормативный» будет равен: 36 + 18 * 1 = 44 штуки. Для 99.9% вероятности покрытия колебаний спроса страховым остатком нам потребуется «Нормативный» остаток: 36 + 18 * 3 = 90 штук.

Вот такой непростой, хотя и понятный, расчёт товарных ограничений для товара. Отметим, что пример наш брал один товар и пять дней его продаж. Программа работает по всем товарам и собирает и считает статистику по тому временному интервалу, который мы зададим при расчете Товарных Ограничений. При расчете программа запишет все эти товарные ограничения для данного товара по указанному складу.

В дальнейшем эти товарные ограничения будут использоваться для принятия решения – что закупать и когда. Кроме этого можно анализировать – если остаток товара превышает рассчитанный нормативный остаток, тогда товар «залежался».

Может быть вариант, когда у нас нет данных для анализа и расчетов товарных ограничений. Тогда надо использовать документ «Планы продаж и внутреннего потребления». Найти этот документ можно в разделе «Запасы и закупки». Но и это ещё не всё.

Программа сама определит метод планирования. Программа, проводя классификацию товаров, назначит каждому товару свой «Метод управления запасами». Это рекомендуемый способ планирования заказов поставщику по данному товару. Если программа, анализируя заданный период, увидела, что товар продаётся стабильно в течение этого периода, то она назначит товару методу управления запасами «Объёмно-календарное планирование». Такого товара должно быть запасено в достаточном количестве. Никак не меньше рассчитанного нормативного запаса.

Основные методы финансового планирования

Если товары продаются редко и нестабильно, тогда для них будет установлен метод управления запасами «Заказ под заказ». Из названия всё становится ясно. Ориентиры получены. Как двигаться дальше?

То, что мы получили Товарные Ограничения – это замечательно. Прекрасно и то, что у нас есть и Транспортные Ограничения – мы знаем, как быстро товар нам привезут от поставщика. Кроме этого для товара есть и «Метод управления запасами» — способ планирования его закупок.

Можно начинать планировать по настоящему

Какую информацию программа учтёт при планировании закупок от поставщика?

• Во-первых, конечно же, заказы от клиентов, которые не выполнены.
• Во-вторых, у нас могут быть внутренние заказы товара – для сборки, разборки, списания и т.д.
• В-третьих, у нас уже могут быть сделаны заказы поставщику и они вот-вот уже подойдут.
• Ну и, в-четвёртых, и самое главное – мы сами можем задать планы продаж наших товаров через документ «Планы продаж и внутреннего потребления».

С первыми тремя пунктами всё понятно – заказы покупателей, заказы внутренние, заказы поставщику. Документ «Планы продаж и внутреннего потребления» — это самое интересное. Вот на него мы и посмотрим.

С чего будем составлять план продаж?

Запасы и закупки —» Запасы справочник —» Источники данных планирования

Самый понятный способ планирования – это планирование от достигнутого результата. Можно предположить, что в июле этого года продадим столько же товара, сколько и в июле прошлого года. Или может быть на 10% больше. Или может быть, в июле продадим на 20% больше чем в июне этого года. То есть нам нужны уже достигнутые результаты, чтобы оттолкнуться от них при составлении плана продаж. Как собрать эти результаты? Для этого надо использовать справочник «Источники данных планирования». В этом справочнике указываются правила, по которым мы собираем данные, которые потом будем использовать при планировании продаж.

Этот справочник у нас находится в разделе «Запасы и закупки» — подраздел «Запасы». Можно добавить новый способ отбора данных и настроить его. Внутри способа указывается, какие отбираются результаты продаж за какой период, по каким товарам, в разрезе каких складов.

Мониторинг цен розничных магазинов

Потом переходим к документу «Планы продаж и внутреннего потребления» и заполняем его на основе выбранного «Источника данных планирования». При заполнении можно указать, на сколько процентов нужно отобранные данные скорректировать. Программа занесёт в документ объёмы товаров, которые мы планируем продать. Можно даже распределить эти данные по рабочим дням месяца. Чтобы было понятно, в какой день, что закончиться при нашей успешной торговле. Вот так просто составляется документ «План продаж и внутреннего потребления».

Последняя точка в подготовке к определению плана закупок поставлена. Мы прикинули, сколько и как товара будет продано, у нас есть заказы от покупателей и внутренние заказы, есть уже сделанные заказы поставщикам. Переходим к последней фазе.

Планирование закупок от поставщика

Запасы и закупки —» Управление запасами

Для этого используется обработка «Управление запасами» — она находится в разделе «Запасы и закупки». Надо указать склад и дату окончания периода планирования. После заполнения таблицы обработки «Управление запасами» можно анализировать, что у нас происходит с товарами. Какие позиции мы успеваем поставить в срок к принятому заказу, а какие не успеваем и надо сроки выполнения заказов менять. На основании подобранных данных в этой же обработке можно сгенерировать «Заказы на недостающие товары для поставщика». Причём делать это можно с учетом транспортных ограничений (сроков поставки и графиков работы поставщика). Если в программе были зарегистрированы цены поставщиков на покупаемые нами товары, то программа может так же в обработке «Управление запасами» провести сравнение этих цен и порекомендовать того поставщика, от которого мы успеваем получить товар в срок, и который предлагает наименьшую цену поставки. Подводим итоги.

Учет и контроль движения товаров на складе

Из вышесказанного можно сделать выводы

Программа «1С:Управление Торговлей 8» редакция 11 позволяет проводить планирование продаж и закупок. Но для этого ей необходимо опираться на уже имеющиеся в ней же данные. Кроме этого требуется ещё выполнить несколько операций и корректировок, чтобы вся схема планирования сработала успешно. Само собой ничего не делается, даже в такой хорошей программе.